HR-manager om god onboarding: »Når alle har ansvaret, har ingen ansvaret«

»Hvis man trives godt det første år til halvandet, er der en tendens til, at man bliver længere. Derimod er der en risiko for, at man forlader virksomheden igen relativt hurtigt, hvis man ikke kommer godt ind i jobbet,« forklarer Peter Bornæs, der er HR Manager hos Fujitsu Denmark.

»Derfor betyder en god onboarding og introduktion til virksomheden meget, og det er grunden til, at vi dedikerer rigtigt mange ressourcer til vores buddies,« fortæller han om den buddy-ordning, der har eksisteret i snart seks år hos it-virksomheden i Ballerup. 

En ordning, der går ud på, at en bestemt kollega det første års tid har ansvaret for, at man kommer godt i gang, når man starter hos Fujitsu. En kollega, der kan vise, hvor kaffemaskinen står, svare på alle de dumme spørgsmål, give faglig støtte og sparring, hjælpe med at komme ind i systemerne, teamet og alt det andet, som man hurtigt tager for givet, når den nye hverdag er blevet rutine.

»Når alle har ansvaret, har ingen ansvaret,« forklarer HR-manageren om baggrunden for ordningen, som hans forgænger indførte.

»Det giver klart et andet fokus, at ingen er i tvivl om, hvem der har bolden. Det, at vi har formaliseret den her relation, gør den virkelig stærk, og vi kan se, at det virker,« mener han. 

Efter 2,5 måneders ansættelse inviteres de nye medarbejdere nemlig til et interview hos HR, og hver eneste gang bliver buddy-ordningen, ifølge Peter Bornæs, nævnt som noget af det, de sætter allermest pris på.

Kunsten at fastholde talent

Et andet eksempel på, at Fujitsu ved, hvad der virker, når det handler om at fastholde talent, er de fire fortjenstmedaljer, der er blevet uddelt de seneste to år for 40 års tro tjeneste. Et eksempel, som HR-manageren selv er begejstret for:

»Det er usædvanligt, for der er trods alt en relativt høj medarbejderomsætning i it-branchen generelt. Gennemsnitsancienniteten hos os er otte år, og det er noget, vi er rigtigt stolte af. Særligt i en periode som nu, hvor der virkelig er efterspørgsel på it-folk, og vores medarbejdere er glade og vælger at blive her,« fortæller Peter Bornæs.

Netop de garvede medarbejdere i virksomheden spiller også en særlig rolle i buddy-ordningen, der blandt andet har til formål at øge fastholdelsesprocenten.

»Ligesom vores nye medarbejdere, der kan være både over 55 og under 30 år, så afspejler vores buddies også alle aldersgrupper. Nogle af dem er derfor oppe i alderen, og det er super fedt, for de får mulighed for at lære fra sig, og det, synes de, er rigtig sjovt,« siger HR-manageren og fortsætter:

»Samtidig får vi også sendt et signal til dem om, at de ikke bare er nogen, vi parkerer i et hjørne, mens vi venter på, at de går på pension. De har lige så meget, eller ovenikøbet mere, at tilbyde nye medarbejdere. De er en stor og vigtig ressource for os, og det er selvfølgelig fedt at være med til at sende det signal gennem buddy-ordningen.«

Tid som udfordring

Ud af de i alt 210 ansatte er der 18 dedikerede buddies hos it-virksomheden i Ballerup, og to af dem er fra den øverste ledergruppe. 

»Det er et stærkt signal til resten af lederne i organisationen om, at selvom de her ledere har super travlt, prioriterer vi oplæring af de nye medarbejdere så højt, at de dedikerer deres tid til det,« forklarer Peter Bornæs.

Netop buddiernes tid er ifølge HR-manageren den største udfordring ved ordningen, som han ellers ikke kan komme i tanke om andet end fordele ved. For buddierne er ifølge ham superdygtige folk, som er gode til at kommunikere, repræsenterer Fujitsu-værdierne og gør et godt stykke arbejde. 

»Og den slags er der jo efterspørgsel på alle mulige steder i organisationen. Så det er travle folk, der nogle gange er lidt særlig efterspørgsel på. Derfor er det vigtigt for os, at de får øremærket den tid til buddy-ordningen, som de skal bruge, for det er ikke bare noget, der lige skal klares de første 14 dage, en medarbejder er her,« fortæller han.

Buddierne, der ingen økonomisk kompensation får, bruger to-tre timer om ugen på buddy-arbejdet. Desuden får de kurser i coaching, hvordan man lærer fra sig, og hvordan man målretter sin hjælp til forskellige typer mennesker, og hvilke tegn på mistrivsel, man skal kigge efter. Det klæder dem på til at have antennerne ude og være proaktive i forhold til den nye medarbejders trivsel. Derudover er de rent fysisk placeret lige ved siden af den, de er buddy for, så de altid er klar til at træde til.

»Det vigtigste er at stå til rådighed og være den her grønspættebog, man kan spørge om alting, så man som ny medarbejder kan komme videre,« siger Peter Bornæs.

Virksomhedens fordele

Det er åbenlyst en god idé med sådan en buddy-ordning for den nye medarbejder, men hvad får I virksomheden ud af den?

»Den nye medarbejder bliver langt hurtigere end ellers integreret i teamet og kan komme op og bidrage på lige fod med kollegerne. Det handler ikke kun om, at vi skal have mest muligt ud af folk, så hurtigt som muligt, men også om tilfredsheden for den enkelte. Der er ikke noget, der er mere frustrerende end at sidde på sin plads og ikke føle, man har det, der skal til for at løse sine opgaver,« mener HR-manageren og fortsætter:

»Og så er medarbejdere i trivsel bare bedre til at levere en god service og en god ydelse ud af huset. Så de tilfredse medarbejdere, vi får ud af en god onboarding, smitter af på kunderne. Glade medarbejdere giver glade kunder, så simpelt er det.«