Coronanedlukningen kastede lederne ud på dybt vand, og nu er det vigtigt, at de får implementeret ledelsesværktøjer, som kan kompensere for alt det, vi går glip af, når vi mødes virtuelt, mener Anita Palmgren, tidligere HR-chef og forfatter til bogen Ledelse i en coronatid.
Coronanedlukningen kastede lederne ud på dybt vand, og nu er det vigtigt, at de får implementeret ledelsesværktøjer, som kan kompensere for alt det, vi går glip af, når vi mødes virtuelt, mener Anita Palmgren, tidligere HR-chef og forfatter til bogen Ledelse i en coronatid.

Foto : Lindbak+Lindbak

Sådan genskaber du samhørighed og nærværende ledelse på afstand

Trivslen i danske organisationer vil styrtdykke, hvis ikke lederne bliver klædt på til at imødegå bagsiden af distanceledelse, mener forfatter, foredragsholder og tidligere HR-chef. Mange kender allerede værktøjerne, men nu skal de hives op af værktøjskassen og bruges, lyder opfordringen.

Du kan lige så godt vænne dig til det. Her, godt et år efter coronanedlukningen, er distancearbejde ikke længere en eksotisk størrelse. Det er blevet hverdag, og det er kommet for at blive. Med andre ord er distanceledelse en disciplin, som ledere skal mestre, hvis de vil fastholde eller genetablere nærheden til deres medarbejdere – på afstand.

Det mener Anita Palmgren, der har en fortid som HR-chef. I dag arbejder hun som foredragsholder og facilitator og udgav tidligere på året bogen 'Ledelse i en coronatid – Skab nærvær trods fysisk fravær'.

»Det er min påstand, at hvis ledere ikke er opmærksomme på de negative sider af distanceledelse, vil vi over de næste par år se et gevaldigt fald i trivslen i danske organisationer. For det allersværeste ved distanceledelse er, at man i bogstavelig forstand ikke er nærværende.«

Læs: Lederens hotteste værktøj i kasse: Distanceledelse

Da landet blev lukket ned, fik de fleste ledere travlt med at klare praktiske opgaver, og mange glemte ifølge Anita Palmgren det menneskelige aspekt i distanceledelse. Men den går ikke længere.

»Lederne blev kastet ud på dybt vand, men nu er det vigtigt, at de får implementeret de rigtige ledelsesværktøjer, så de fremover kan praktisere god distanceledelse, som kan kompensere for alt det, vi går glip af, når vi mødes virtuelt frem for fysik. Tænk på, hvor meget duften i en bagerbutik betyder for vores oplevelse af at købet et brød. Dét og meget andet kan ikke etableres, når vi mødes virtuelt.«

Dårligt nyt for virksomhederne

Som led i arbejdet med sin bog foretog Anita Palmgren en digital undersøgelse og en række interviews, hvor knap 100 personer besvarede en række ens spørgsmål og kommenterede nogle udsagn. Anita Palmgren foretog også en rækker dybdegående interviews blandt 14 medarbejdere og ledere.

Undersøgelsen viste, at mange føler sig 'afkoblet fra resten af organisationen', mens en tredjedel svarede, at de i sammenligning med tiden før corona, 'kun ind imellem eller sjældent føler det samme engagement'.

Det er rigtig dårligt nyt for virksomhederne, forklarer hun:

»Skal vi føle os som del af et større fællesskab i organisationen, har vi brug for at vide mere, end hvad der foregår på teamniveau. Hvis det hele foregår på små øde øer, mister vi engagementet i forhold til det store billede.«

Når man kun ved, hvad der sker i ens eget team, truer det virksomhedens sammenhængskraft.

»Kontorets uformelle videndeling og relationsopbygning forsvinder. Der går rigtig meget information tabt virtuelt, når vi ikke tilfældigt møder kollegaen fra marketing og udveksler viden om, hvad der sker i ens egen og i deres afdeling. Vores verden bliver indsnævret,« forklarer hun og fortsætter:

»Men det går også ud over den hurtige, uformelle sparring. Mens det føles helt naturlig, når vi er fysisk sammen, bliver det pludselig svært, hvis man først skal booke et møde eller lave en opringning for at få et virtuelt møde i kalenderen.«

Distanceledelse er en vanskelig disciplin

Som leder på distancen er det svært at lodde stemningen og tage temperaturen på medarbejdernes trivsel, påpeger hun.

»Vi har ikke samme føling med hinanden, når vi sidder bag vores computerskærm. Når vi møder folk på arbejdspladsen, kan vi bedre fornemme, hvordan de har det, og om noget trykker dem. Men alt det fintfølende er meget svært at få med virtuelt. Det bliver også nemmere for folk at gemme sig, hvis de ikke har det godt, på grund af eksempelvis problemer i privatlivet.«

Distanceledelse er uomtvisteligt en vanskeligere disciplin end ansigt til ansigt-ledelse. Til gengæld ligger de værktøjer, der kan rette op på skævheden, i mange tilfælde allerede i lederens værktøjskasse, vurderer Anita Palmgren:

»Jeg er dog i tvivl om, hvorvidt de egentlig har brugt værktøjerne systematisk – også før corona. Selvom man kender et værktøj, kan man godt glemme det i en travl hverdag. Men det går ikke længere. Lederne skal i gang med at bore, hamre og skrue sammen,« siger hun, og anbefaler herunder tre ledelsesværktøjer, der kan skabe nærvær trods fysisk fravær.

 

Tre gode råd:

1: Hold informationsniveauet højt

Det kan være svært at huske at videregive alle de informationer, man får som leder.

Hver gang man får information om noget uden for teamet, bør man notere det i et dokument. Det kan for eksempel være, at marketingafdelingen søsætter en stor kampagne, eller der er kommet et nyt årsregnskab, men det kan også være små ting, som for eksempel nyansættelser i andre afdelinger eller en ændret salgsstrategi hos Key Accounts. Umiddelbart kan det virke banalt, men det er et meget konkret værktøj til at sikre informationsniveauet.

Informationsarket kan være en mail, som lederen opdaterer løbende og sender eller informerer om på et møde en gang om ugen.

2: Tag trivselstemperaturen

Indled teammødet – hvad enten det er fysisk eller virtuelt med et 'tjek ind' eller en runde, hvor alle svarer på det samme spørgsmål. Spørgsmålet kan variere fra møde til møde og skal være afstemt efter, hvor meget tid, der er sat af. Det kan eksempelvis være »Hvilke interessante eller sjove ting har du oplevet for nylig?« »Hvordan har din dag været indtil nu?», »Hvornår føler du dig mest fri?«

Det er en god idé at begynde i den lette ende, og efterhånden som man bliver mere tryg, kan man give spørgsmålene mere tyngde, så medarbejderne skal levere noget mere personligt.

Hensigten med 'tjek ind'-runden er at fremme social tryghed og samarbejde ved at kommunikere på en anden måde. Ifølge Anita Palmgren giver det mening at have tjek ind-runde en gang om ugen.

En åben runde, hvor man opfordrer folk til at sige frem, hvis de har noget at dele, dur ikke på samme måde. Det vil afholde mange fra at være med, fordi det er nemmere for nogle end andre at være åbne. Derfor er det vigtigt med faste spørgsmål – og en fast rutine, hvis det skal øge trivslen.

»Der går meget socialt tabt i de virtuelle møder, så der er meget at indhente. Virtuelle møder er mere fagligt funderede og har mindre plads til hyggesnak. Det er mere stramt og firkantet, og det kan man bløde op med en 'tjek ind'-runde.«

3: Skab en sund feedbackkultur

Behovet for konstruktiv feedback er altid vigtig. Ifølge Anita Palmgren performer virksomheder med en sund feedbackkultur bedre. Men det er endnu vigtigere at mestre kunsten, hvis man leder på distancen, fordi vi bliver lidt mere usynlig. Derfor skal lederen skrue op for tilbagemeldingerne.

»Det er langt sværere og kræver meget mere at lede på distancen, end når vi er fysisk sammen.«

 

Prøv PeopleTech

Få 3 ugers gratis og uforpligtende prøveabonnement

Klik her