Mute-knappen har ændret mødets magtbalance

Foto : Bigstock

Mute-knappen har ændret mødets magtbalance

Det virtuelle møde er coronatidens vigtigste ledelsesredskab, men det er vanskeligt at håndtere og kræver en ekstra indsats som leder samtidigt med, at det bliver sværere at brænde igennem som leder.

Evnen til at sætte dagsordenen og brænde igennem til det virtuelle møde er coronatidens vigtigste ledelsesredskab, og simpelthen måden at lede på, når medarbejderne rykker hjem i privaten.

Det er en af konklusionerne i rapporten, Virtuel ledelse under corona-krisen. Rapport II: De kvantitative studier, hvor forskere fra CBS og KU/FAOS har interviewet 36 ledere og medarbejdere i foråret 2020 og igen i efteråret 2020. 75 procent af de adspurgte er gengangere, forklarer Steen E. Navrbjerg, professor ved FAOS, KU, og en af forskerne bag undersøgelsen.

»Vi kan se, at lederne er blevet opmærksomme på, at et møde betyder langt mere end før corona, fordi det omfatter alt, der har med ledelse at gøre. Det er ikke bare et spørgsmål om, hvorvidt det er svært at holde et virtuelt møde. Selve ledelsesopgaven foregår i det virtuelle møde.«

Siden den første interviewrunde i foråret 2020 og frem til den anden i efteråret har ledernes førsteprioritet ændret sig fra bekymring for faldende produktivitet til bekymring for medarbejdernes trivsel og virksomhedens sammenhængskraft.

Mens bekymringen for trivsel og produktivitet har byttet plads som henholdsvis den vigtigste og den tredjevigtigste prioritet, så har virtuel ledelse holdt sig konstant på en plads som den anden vigtigste prioritet, viser undersøgelsen.

Hver tredje leder oplever det som en udfordring at mestre virtuel ledelse samtidigt med, at det virtuelle møde er helt afgørende for at komme tæt på de hjemsendte medarbejdere, både for at sikre deres trivsel, holde produktiviteten oppe og for at vedligeholde virksomhedens sammenhængskraft.

Mangler det uformelle møde

Med hjemsendelse af medarbejderne er muligheden for en uformel og uforpligtende sludder væk, fordi man ikke længere mødes tilfældigt ved kaffemaskinen eller løber ind i hinanden på gangen, og det giver bagslag, forklarer Steen E. Navrbjerg:

Steen E. Navrbjerg, FAOS, KU

Mange ledere har vanskeligt med at håndtere lederrollen i det virtuelle møde med medarbejderne, og mangler de uformelle samtaler, påpeger Steen Navrbjerg, der medforfatter på rapporten Virtuel ledelse under coronakrisen.

Illustration: FAOS, KU

»Under corona er det blevet tydeligt for mange ledere, at de ikke er så tæt på medarbejderne, som de troede, og derfor føles det ikke naturligt at ringe til dem for at høre, hvordan de har det. Coronaen er blevet en prisme for nogle ledere til at se og tænke over den ledelse, de bedriver,« siger han.

Læs også: Kom godt i mål med onboarding på distancen

Ledelsesopgaven er med andre ord blevet vanskeligere, fordi de mange uformelle møder er forsvundet, og ikke er genopfundet i den virtuelle verden.

»Førhen havde du masser af 1:1-møder, når du løb ind i tillidsrepræsentanten på gangen, eller lige kunne stikke hovedet ind af døren for at give en besked, hvis du for eksempel var kommet til at udtrykke dig lidt firkantet til et møde og lige ville undskylde over for en medarbejder. De virtuelle møder er langt mere formaliserede, og der er ikke samme mulighed for at mediere i en konflikt,« understreger han.

Forskningsprojektet udsprang da også af, at mange ledere berettede, at de havde svært ved at tackle de virtuelle møder, fordi de oplevede, at deres autoritet forsvandt, fortæller Steen E. Navrbjerg:

»Her har corona igen været en prisme til at se, hvordan magtrelationerne ændres med virtuel ledelse, fordi de, der plejer at dominere, ikke kan gøre det på samme måde.«

Færre dumsmarte bemærkninger

Noget så enkelt som muteknappen, har været med til at vende op og ned på magtbalancen:

»Et møde handler jo meget om magt og er et sted, hvor man markerer positioner, men det virtuelle møde ændrer ved den måde, man udfolder magten på - simpelthen fordi, der er en muteknap. Det betyder, at der ikke kommer så mange dumsmarte bemærkninger som før, at man går lige til sagen, og at nogle mere stille typer får mere taletid, end de plejer.«

Læs også: Det fremtidige arbejdsliv: Seks principper viser sig i krystalkuglen

Med det virtuelle møde som centralt ledelsesredskab skal man med andre ord tænke sig om en ekstra gang, inden man vælger mødeform, og det gør mange også allerede, forklarer Steen E. Navrbjerg:

»Vi hører fra lederne, at de forbereder sig meget mere til virtuelle møder, fordi de skal finde den helt rigtige måde at gøre det på. Skal du udvikle noget nyt, skal det måske foregå fysisk, fordi der sker noget særligt, når mennesker går ind i samme rum. Den svære samtale skal også helst holdes fysisk, mens arbejds-, drifts- og informationsmøde sagtens kan holdes virtuelt. Et møde er ikke bare er et møde; det fysiske eller virtuelle set-up er meget afgørende.«

Endelig spiller det også en rolle for valg af mødeformat, hvor godt man kender hinanden i forvejen, som det fremgår af rapporten:

»Jo større social kapital før en krise som corona-krisen, des nemmere bliver det at kommunikere under coronakrisen.«

 

Se lederens tjekliste til det virtuelle møde i faktaboksen til højre

 

Prøv PeopleTech

Få 3 ugers gratis og uforpligtende prøveabonnement

Klik her
Lederens tjekliste til det virtuelle møde
Vurdér mødets karakter

a: Mødets størrelse: Mange deltagere giver ikke de samme muligheder for dialog som få deltagere.

b: Mødets indhold: Følsomme emner (ansættelser, afskedigelser, MUS) samt udviklingsopgaver egner sig bedst til fysiske møder, mens drift og information ofte kan klares virtuelt.

Konkretisér mødeledelsen

a: Udarbejd en klar dagorden

b: Sørg for, at alle bliver hørt.

Plusser ved det virtuelle møde
  • Effektivt og mindre præget af udenomssnak
  • Mere struktureret
  • Ofte kortere.
  • Møder kan afsløre talenter blandt de mere stille og introverte medarbejdere. Med andre ord kan ledere finde kompetencer og talenter, som ikke kommer frem i de fysiske møde

 

Virtiuel ledelse under corona-krisen. Rapport II: De kvantitative studier’ af Steen E. Navrbjerg, FAOS og Dana Minbaeva, CBS.

Den nye rapport ligger i forlængelse af en rapport fra juni 2020, som baserede sig på 36 interview med ledere og medarbejdere på 18 arbejdspladser. Den nye rapport baserer sig på 594 spørgeskemabesvarelser om nedlukningen i foråret 2020, samt på en ny interviewrunde i efteråret 2020. Projektet er finansieret af Innovationsfondens COVID-19.