Når coronarestriktionerne ophæves, fortsætter adm. direktør Carsten Søe-Larsen, Bornerups Datacenter, med at arbejde hjemmefra tre dage om unge, ligesom en stor del af hans medarbejdere. Fra skrivebordet i privaten er han i daglig kontakt med de cirka 20 medarbejdere, ofte over Teams, hvor han oplever, at samtalerne bliver dybere og mere fortrolige end på den fysiske arbejdsplads.
Når coronarestriktionerne ophæves, fortsætter adm. direktør Carsten Søe-Larsen, Bornerups Datacenter, med at arbejde hjemmefra tre dage om unge, ligesom en stor del af hans medarbejdere. Fra skrivebordet i privaten er han i daglig kontakt med de cirka 20 medarbejdere, ofte over Teams, hvor han oplever, at samtalerne bliver dybere og mere fortrolige end på den fysiske arbejdsplads.

Foto : Privatfoto

It-virksomhed skippede kontoret: »En lille tilpasning for os, men en transformation med store perspektiver«

Medarbejderne tog mere ansvar, arbejdsglæden steg og effektiviteten holdt niveauet, da medarbejderne hos Bornerups Datacenter blev sendt hjem. Derfor tog Thisted-virksomheden konsekvensen af, at det fysiske kontor var blevet overflødigt.

Den 31. januar i år opsagde it-virksomheden Bornerups Datacenter i Thisted sit 500 kvm-store lejemål, som det seneste års tid alligevel havde stået tomt.

Beslutningen kom ikke ud af det blå, for undervejs i coronanedlukningen stod det mere og mere klart for adm. direktør Carsten Søe-Larsen, at hans medarbejdere trivedes rigtig godt på hjemmekontoret.

»Vi erfarede, at muligheden for at komme i kontakt med kollegerne på de sociale platforme, fungerede rigtigt nok, og medarbejderne oplevede, at behovet for at sidde på et fysiske kontor sammen ikke var så overvældende, som de troede.«

Virksomhedens KPI’ere viser ligeledes, at produktiviteten ikke har lidt skade af, at folk er rykket hjem i privaten, hvilket igen afspejler sig i de tilbagemeldinger, han får fra medarbejderne.

»Mange fortæller, at de er blevet mere effektive samtidig med, at de er glade for at kunne være hjemme, når børnene kommer fra skole, og at det giver mere tid at kunne sætte en vask over i løbet af dagen. Kollegerne oplever, at hjemmearbejdet har nogle medfødte positive konsekvenser for balance mellem arbejdsliv og fritid. Og så må vi jo finde ud af, hvordan vi strikker det sammen, så alle bliver tilgodeset,« forklarer Carsten Søe-Larsen.

Skal booke plads i drop in-kontoret

Inden den endelige beslutning om at droppe kontoret tog han en snak med hver enkelt medarbejder om, hvor meget de havde tænkt sig at komme på kontoret, når verden lukkede op igen. Det viste sig, at langt de fleste ønskede at fortsætte en stor del af arbejdslivet hjemmefra. Ønskerne gik på alt fra en ugentlig dag på kontoret til to-tre dage. En enkelt medarbejder ville gerne tilbage fuld tid, mens et par dage om måneden passede bedst for en anden.

Opgørelsen viste, at der ikke var brug for et kontor på 500 kvm, hvor hver medarbejder havde egen plads, og i stedet har virksomheden nu lejet et 200 kvm drop in-kontor, hvor faste pladser er afskaffet for de cirka 20 medarbejdere. Her må medarbejderne booke plads på samme måde, som man booker flysæder, hvis de vil ind at arbejde ved et af de otte skriveborde.

Virksomheden har en afdeling i Herlev ved København med tre medarbejdere. Her er lejemålet også opsagt. Fremover har de mulighed for at mødes fysisk i et større kontorfællesskab, hvor de skal deles om to skriveborde.

Microsoft Teams, som virksomheden brugte i forvejen, er et af de redskaber, der for alvor knytter medarbejderne sammen på tværs af privatadresserne.

»Hver torsdag holder vi et halvanden time langt møde, som vi kalder Team Tant og Fjas. Det er et meget uformelt møde, hvor vi har tid til at snakke sammen om løst og fast, som om folks erfaringer med at arbejde hjemme, og hvor den sidste del plejer at være et informationsmøde. Men vi har også en masse små selskabslege, hvor for eksempel kollegerne på skift skal finde på tre historier, to sande og en løgn, og hvor de andre skal gætte, hvad der er hvad,« fortæller Carsten Søe-Larsen.

Online-samtaler skaber ro og fortrolighed

Kontakten til den enkelte medarbejder er fortsat tæt, og han anslår, at han når rundt til de fleste i løbet af en arbejdsdag. Karakteren af samtalerne har ændret sig og er blevet mere intense under corona.

»Før nedlukningen var jeg mere tilgængelig for en hurtig samtale, men efter vi er begyndt at arbejde hjemme, har jeg erfaret, at online-samtalerne bliver meget mere fortrolige og dybere og bringer os lidt længere omkring. Når man sidder i en Teams-samtale, er man mere låst og bliver ikke forstyrret, fordi døren pludselig går op.«

Selv forventer Carsten Søe-Larsen at arbejde hjemmefra tre dage om uge, når coronaen slipper sit tag. Han har svært ved at genkende resultatet fra en undersøgelse fra DTU, der viser, at danske ledere opfatter distanceledelse som en svær disciplin.

Det skyldes måske det uformelle torsdagsmøde og en medarbejderstab, der er »passioneret omkring virksomheden,« vurderer han.

»Endelig bliver vi hjulpet på vej af, at det er et nøgleord hos os, at vi IKKE vil bedrive micromanagement, men at folk selv kan strukturere deres dag og tage et aktivt medansvar for deres arbejde.«

Har skabt mere handlekraft

Sideløbende hermed oplever han, at medarbejderne er blevet bedre til at handle på egen hånd:

»Flere kolleger er blevet mere beslutnings- og handlekraftige på den gode måde. Da vi alle var på kontoret, var det nemt og nærliggende at spørge mig, hvad de skulle gøre, selvom de måske godt vidste det. Nu er der flere, der selv tager teten og får løst, hvad der nu skal løses.«

Det spiller også ind, at mange medarbejdere har en høj anciennitet og derfor er godt sammentømret.

»Vi er faktisk en meget familiær virksomhed med en ekstrem aktiv personaleforening, der laver mange arrangementer. På grund af corona har vi ikke været så aktive, og det er virkelig noget, folk savner.«

Netop derfor krævede det en del overvejelser at træffe beslutningen om at skrotte kontoret med plads til alle:

»Vi er meget sociale mennesker, så det er ikke noget med, at direktøren har tvunget medarbejderne til at arbejde hjemmefra, men snarere at vi i fællesskab har fundet en gangbar vej til en mere flydende arbejdsdag,« forklarer han og tilføjer:

»Men det kan kun lade sig gøre, fordi vores kunder og samarbejdspartnere er indforstået med, at de kan modtage undervisning online. Her har corona spillet positivt med, fordi det har skolet hele nationen til, at online-møder ikke er så tosset igen.«

Mulighed for hjemmearbejde letter rekruttering

Det er nemt at forstå, at en fasttømret medarbejderstab med mange års anciennitet, er relativ nem at lede på distancen. Men hvordan introducerer og inkluderer man nye medarbejdere, når kontoret nedlægges?

Det har Carsten Søe-Larsen også haft lejlighed til at fundere over, for under coronanedlukningen har han hyret to nye medarbejdere:

»Jeg var meget betænkelig ved at holde jobsamtaler online, men det viste sig at være en kæmpe fordel. Folk er meget mere afslappede. Måske fordi man på en måde bliver inviteret ind i deres stue. Jeg har prøvet en jobsamtale, hvor et yngre barn kom ind i rummet. Det tager toppen af nervøsiteten, og samtalen bliver mindre akavet. På den måde er det nogle af de mest personlige og bedste onboardinger, jeg har haft.«

Med adresse i Thisted er det også et stort plus at kunne reklamere med hjemmearbejde ved rekruttering:

»Vi har ryggen mod Vesterhavet, så vores opland er ikke særlig stort. Thisted har heller ikke noget universitet, så vi skal kigge mod Aalborg og Aarhus for at få kandidater. Nu har vi meget større rekrutteringsmuligheder, for det er lige meget, om folk har 2 eller 200 km til kontoret.«

Først til august er det gamle lejemål opsagt, og i mellemtiden kan medarbejderne komme og vælge de kontormøbler og det udstyr, de får brug for på hjemmearbejdspladsen. Er møblerne for store eller passer de ikke ind i stilen, kan de købe andre, der passer dem bedre, via bruttolønsordningen.

Siden TV/MidtVest bragte historien om, at Bornerups Datacenter havde droppet kontoret, har historien fået bred mediedækning. Det undrede i første omgang Carsten Søe-Larsen, men ved nærmere eftertanke forstår han det egentlig godt.

»Vi har set det som en lille tilpasning i vores hverdag, men tager man fugleperspektivet, kan jeg godt se, at den transformation, vi har lavet, har store perspektiver.«

Prøv PeopleTech

Få 3 ugers gratis og uforpligtende prøveabonnement

Klik her