Dette indlæg er alene udtryk for skribentens egen holdning.

Tre forklaringer på hvorfor halvdelen af dine tidsplaner mislykkes

Søren Lindhard
Illustration: Søren Lindhard.
Du har sikkert prøvet, at din gennemarbejdede tidsplan pludselig ikke stemmer overens med det udførte arbejde. Det skyldes, at langt de fleste tidsplaner rent metodisk medfører 50 procent sandsynlighed for at mislykkes. I dette synspunkt vil jeg fortælle dig om de typiske fejl, og hvordan du kan øge sandsynligheden for at din tidsplan holder, skriver forsker i risikostyring og tidsplanlægning af byggeri, Søren Lindhard.
Synspunkt9. juni kl. 05:05

Fejl 1: Vi tror, at en aktivitets varighed er fast: 

Den primære forklaring er, den måde en tidsplan typisk udarbejdes på. Her identificerer vi arbejdets aktiviteter samt hver aktivitets gennemsnitlige varighed. Aktiviteterne summeres, imens der tages højde for aktiviteternes indbyrdes sammenhænge. Dette kaldes for en deterministisk metode, eftersom vi anser en aktivitets varighed for fast. 

Reelt set er varigheden dog variabel. Det kalder vi stokastisk, hvor varigheden vil følge en sandsynlighedsfunktion. Det skyldes, at vi ikke arbejder lige hurtigt hver dag, selvom det er den samme type opgave. Dette skyldes blandt andet varierende arbejdsforhold eller kompleksitet i arbejdsopgaven. 

Der vil således være en naturlig variation i, hvor lang tid en aktivitet tager. Denne variation er ødelæggende både for en tidsplan, men også generelt for et samlet produktionsflow og for produktiviteten. 

Ved at være opmærksom på den naturlige variation, opfattes faresignalerne tidligere, hvilket betyder, at det er langt lettere at få grebet strategisk ind og dermed mindske de negative virkninger. 

Fejl 2: Vi er ikke opmærksomme på sandsynligheden for forsinkelse, samt at vi ikke får udnyttet tidshuller, hvis vi er foran: 

Eftersom vi ikke er opmærksomme på, at varigheden er variabel, er vi heller ikke opmærksomme på, at enhver tidsplan har en indbygget sandsynlighed for, at den ikke kan overholdes. Dette ud fra de forudsætninger og varigheder som tidsplanen bygger på. 

Artiklen fortsætter efter annoncen

Ændrer du disse, ændres ligeledes sandsynligheden for overholdelse. 

Når vi arbejder med faste varigheder, er det vigtigt at notere sig, at sandsynligheden for præcis dette udfald for tidsplanen er meget lille. Varigheden vil derfor altid være enten større eller mindre end antaget. Hvor en mindre varighed udtrykker en, i udgangspunktet, succesfuldt planlægning. Samtidig indebærer det, at den overskydende tid sjældent bliver udnyttet ressourcemæssigt. 

En længere varighed udtrykker, modsat en forsinkelse, et fejlslået projekt. Det gælder derfor om at minimere begge. En tidsplanlægningsopgave bliver sværere, jo mere kompleks, jo flere aktiviteter, og jo flere aktører, der er indblandet i et projekt.

De deterministiske metoder er udviklet med dette for øje, derfor baseres disse på, at varigheden er fastlagt som aktiviteternes middelværdier. Årsagen hertil er, at hvis middelværdierne for to aktiviteter summeres, vil summen repræsentere de to aktiviteters samlede middelværdi. 

Middelværdien repræsenterer cirka midtpunktet af de mulige udfald. Det betyder, at det samlede projekt har cirka 50 procent sandsynlighed for at blive færdigt før tid og cirka 50 procent sandsynlighed for at blive forsinket. 

Dette er selvfølgelig væsentligt at notere sig, da det nok vil springe bygherre i øjnene, hvis du præsentere en plan for byggeriet, som du forventer kun har et positivt udfald hver anden gang. 

Fejl 3: Vi har tendens til at lave pessimistiske tidsplaner, så vi er sikre på, at de holder: 

En anden typisk fejl er, at vi vil være helt sikre på at kunne nå projektet til tiden, og derfor angiver vi et mere pessimistisk skøn for aktiviteterne og projektet. Vi anvender altså ikke middelværdier i vores tidsplan. Problemet opstår, fordi varigheder ofte og gentagende gange bliver fastsat ud fra enten for optimistiske eller pessimistiske skøn, herved opstår en forstærkende effekt. 

Således vil gentagende optimistiske skøn hurtigt gøre det statistisk umuligt at gennemføre projektet til tiden. Pessimistiske skøn vil sjældent have en modsatrettet virkning, men blot gøre det mere sandsynligt, at den enkelte aktivitet færdiggøres inden for tidsplanens rammer, men med stort spild. Dette skyldes, at den tid som vindes ved at den enkelte færdiggjorte aktivitet sjældent kan eller bliver udnyttet.

Sagt med andre ord, et pessimistisk skøn, hjælper kun den enkelte aktivitet, men hjælper ikke selve projektet, og uagtet vil både det pessimistiske og optimistiske skøn give en fejlagtig tidsplan.

Hvad kan du gøre for at få en større sandsynlighed end de 50 procent:

Kan du ikke acceptere en 50 procent risiko for forsinkelse, er du nødt til at arbejde med andre redskaber. Her kan buffere komme i spil. 

Taler vi om buffere findes der overordnet tre typer, som du kan bruge: buffere af tid, kapacitet eller lagre.

  1. Tids-buffere er ekstra tid, som kan lægges strategisk i tidsplanen for at mindske virkningerne fra forsinkelser.
  2. Kapacitets-buffere er, hvor forsinkelser begrænses ved hjælp af ekstra kapacitet såsom materiel eller arbejdskraft. Dette kan eksempelvis være brug af overtid, weekendarbejde eller ved at tilføre flere folk.
  3. Lagre-buffere er oplagret materiale, som muliggør ændrede rækkefølger og prioriteringer mellem aktiviteter, herved er du bedre rustet til at reagere på eventuelle forsinkelser.

Buffere af kapacitet og lagre er modsat tids-buffere værktøjer, som er uafhængige af tidsplanen, og derfor direkte kan anvendes efter behov. Tids-buffere udtrykker derimod en ekstra tid, som bør lægges ind i dine planer og sammenkobles med tidsplanen. 

For at få den optimale værdi af din tidsbuffere, er det vigtigt, at du lægger dem strategisk. Tidsbuffere bør lægges som den sidste ”aktivitet” inden en deadline, enten ved delfaser eller for projektet i helhed. 

Et alternativ til buffere er at anvende stokastisk planlægning, hvor du, ved hjælp af simulering, fastsætter varigheden af projektet ud fra den acceptable sandsynlighed for forsinkelse. 

Denne metode har en række styrker, blandt andet i forhold til at tage højde for indbyrdes afhængigheder mellem aktiviteterne, identificering af kritiske aktiviteter, samt give et mere nuanceret billede af tidsplanen. 

En sidste tilgang vil være at arbejde med kompleksiteten af projektet, for dermed at reducere variansen i varigheden. Det ændrer principielt ikke på, at tidsplanen med 50 procent sandsynlighed mislykkes, men det ændrer på udsvingene.  

En simplificering af et projekt kan eksempelvis indbefatte at mindske bindinger og afhængigheder mellem aktiviteter, at standardisere opgaverne, at reducere mængden af forskellige komponenter eller at flytte aktiviteter væk fra byggepladsen.

Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Send dit udkast på 3.000-5.000 anslag sammen med et billede af dig selv til pro-sekretariat@ing.dk

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Log ind for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger