I dette holdningsstof udtrykker forfatteren deres personlige holdning om emnet.

Sådan udnytter du kontorkvadratmeterne bedst i en brydningstid

Covid-19 har lært os, at der er fordele både ved hjemmekontorets ro og ved at være fysisk til stede på kontoret. Skal alle medarbejdere igen have lyst til at møde på kontoret, kræver det ny indretning og nye værktøjer. Heldigvis er der i endelig kommet løsninger, der kan få kombinationen til at hænge sammen.
Synspunkt 28. oktober kl. 05:59
errorÆldre end 30 dage

Selv om Covid-19 viste, at der både for arbejdspladser og medarbejdere er mange fordele ved at arbejde koncentreret og uforstyrret på hjemmekontorene, så er det for mange virksomheder stadig vigtigt at have et fysisk sted at arbejde ud fra, fordi fysisk tilstedeværelse giver bedre værdi for eksempelvis i forhold udviklingsopgaver, sparring i dagligdagen med kolleger, social nærhed m.m. 

Men for mange af vores kolleger har hjemmearbejdet vist, hvad det er, der generer dem på kontoret og gør dem mindre effektive. Hos os i Atea oplever vi flere kolleger, der er generet af støj end tidligere. Og støjproblemet forstærkes af, at der nogle gange endda er mere støj, fordi flere kolleger deltager i onlinemøder fra deres arbejdspladser i storrummene. 

Den udfordring er vi som FM-ansvarlige nødt til at løse, hvis vi skal have tilfredse kolleger. Lykkes vi, kan der til gengæld også være økonomiske gevinster flere steder

Indretning skal ændres 

Hos os kan vi se, at møderummene er udfordrede på indretning og størrelse. Der er et markant større behov for flere og mindre mødelokaler til fx virtuelle møder, og mødelokalerne skal have videokonferencesystem med let opkobling og adgang til de virtuelle rum. Indretningen af storrumskontorer er ligeledes udfordret. Støjregulering således blevet et endnu vigtigere element, fordi det fylder mere efter Covid19.

Hos os og andre steder forsøger man at modsvare medarbejdernes behov ved at indrette dynamiske arbejdszoner, teamzoner og stillezoner, således at den enkelte medarbejder kan sætte sig i det område, der bedst passer til dagens opgaver.

Men skal disse nye muligheder udnyttes bedst muligt, kræver det udover anderledes indretning, også nye teknologiske løsninger. 

Ens for alle virksomheder er nemlig, at digitalisering spiller en nøglerolle for at kunne skabe overblik over, hvordan m2 udnyttes, og om det er de rigtige muligheder, der stilles til rådighed.

Den hybride arbejdsplads

Kombinationen af, at vi arbejder mere hjemmefra samt udnytter mulighederne ved free seating giver nogle interessante afkast i form af at udnytte m2 markant bedre. Udnyttelsesgraden afhænger dog af virksomhedens kultur og modenhed i forhold til digitalisering.

I dag findes helstøbte løsninger, hvor virksomhederne kan blive mere agile ved hjælp af værktøjer, der giver overblik over en række services, der bl.a. understøtter fordelingen og styringen af ledige arbejdspladser. Free seating har nogle steder været i brug i årevis, men nogle steder oplever man, at det kan ende med, at de medarbejdere, der møder tidligt altid sætter sig de samme steder, og dem, der møder senere, må tage sig til takke med de pladser, der er tilbage. Dermed får man ikke udnyttet mulighederne for vælge det rigtige arbejdssted til den specifikke arbejdsopgave godt nok. Derfor er der brug for bookingsystemer, så en projektgruppe eksempelvis kan booke et specifikt område i en given periode, eller den enkelte medarbejder via en app kan booke en ledig arbejdsplads, og kan finde sine kolleger. Hos Atea undersøger vi stadig de forskellige systemer, men vi har ikke fundet det rette endnu.

Ligeledes vil der være nogle forudsætninger omkring standardisering af pc’er, så man kan være sikker på at den enkeltes teknologi understøttes der, hvor man vælger at opholde sig.

Fremtidens mødelokale er intelligent

De senere år er der sket meget på videokonferencesiden, og det er først og fremmest nødvendigt at have et system, der fungerer i en fælles infrastruktur, således at både enkeltpersoner og mødelokaler kan koble sig på, og at eksterne kan inviteres til alle former for virtuel mødeaktivitet.

Løsningerne i dag er udviklet til at være mere nærværende og understøtter fornemmelsen af at være til stede i lokalet. Lyden er vigtig for at give optimal opfattelse af indhold, derudover er kameraerne blevet bedre med højere opløsning, der giver mulighed for flere mødekombinationer, fx med en stående facilitator, som præsenterer indhold. Kameraerne er desuden blevet gode til at zoome ind på den, der taler, selv om der er flere til stede i mødelokalet.

Mødelokalerne bliver mere intelligente med løsninger, der identificerer, om der er fremmøde samt hvor mange personer, der er i lokalet, hvilket registreres med ansigtsgenkendelse direkte fra videokonferencesystemet. Dermed kan der laves politikker omkring brugen af mødelokalet, der tilgodeser den bedst mulige udnyttelsesgrad. Styringen ligger derfor i de politikker, virksomheden har vedtaget, hvor der reelt nudges i retning af, hvad der er mest optimalt.

Internet of Things (IOT) understøttes fra begge verdener

Om det er booking af skrivebord eller videokonferencesystemer, er det normalt, at disse systemer enten har det indbygget i selve produktet eller arbejder sammen med IOT sensorer.

Da vi for nogle år siden begyndte at se på de forskellige IOT-løsninger, var der mange gode ideer, men også mange halvbagte produkter, der ikke kunne integrere med de andre systemer, vi bruger. Men sådan er det ikke længere. Nu er der helstøbte produkter, hvor flere teknologier kører via den samme portal - eller hvor produkterne kan kommunikere med de systemer, vi allerede har.

Bevægelsessensorer er naturligt, da vi gerne vil vide, hvornår og hvor længe der er aktivitet i et givent område, og det understøtter den egentlige mission: At effektivisere og udnytte virksomhedens faciliteter.

Klimaløsninger understøttes af nogle systemer, hvor det er i direkte kombination med et videokonferencesystem. Her er det temperatur, luftfugtighed samt Co2, der måles på. Et eksempel kan være, at CO2-niveauet når over en grænseværdi, eksempelvis 1.000 ppm, hvorefter systemet gør opmærksom på, at der er behov for en pause samt udluftning af lokalet.

Hvad får virksomheden ud af det?

Det kræver mod at reducere antallet af m2 markant. Det vil være en løsning for nogle virksomheder, men ikke alle. Strategien er vigtig for at kunne styre i en retning af, hvad der er udslagsgivende for målsætningen.

Bæredygtighed vinder ved at reducere antallet af m2, ved tilsvarende reduktion af opvarmning og dermed reduktion af Co2. Reduktion af m2 vil også have effekt på bundlinjen, enten ved at reducere lejemål eller at fremleje ledige m2.

Ved at udnytte de teknologiske muligheder, vi har i dag, er der altså rig mulighed for både at skabe et godt arbejdsklima, at reducere omkostningerne og at reducere CO2 forbruget.

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Du har ikke tilladelse til at deltage i debatten. Kontakt support@ing.dk hvis du mener at dette er en fejl.
Forsiden
Ugen i FM: Dyr forglemmelse, ladestanderkrav og radioaktiv nedrivning

Ugen i FM: Dyr forglemmelse, ladestanderkrav og radioaktiv nedrivning

Velkommen til Ugen i FM Vi begynder i det nordjyske. Glemt dispensationsansøgning kan koste supersygehus dyrt Ifølge Nordjyske.dk har byggeledelsen på byggeriet af det nye supersygehus i Aalborg ikke fået søgt om at kunne dispensere fra en ændring i lovgivningen om elinstallationer i tide. Og det kan koste sygehuset dyrt.
Regnvand til toiletter og vaskemaskiner sparer strøm og rengøring

Regnvand til toiletter og vaskemaskiner sparer strøm og rengøring

Ny bydel i Aarhus anvender som de første sekundavand fra et forsyningsselskab til toiletter og vaskemaskiner. Analyse viser besparelser på grundvand, el, rengøring – og at en plastiktank er bedre end stål til opbevaring.
Løsninger

Seneste debat

Plastindustrien: Sådan øger vi det grønne fokus på plast i byggeriet

Plastindustrien: Sådan øger vi det grønne fokus på plast i byggeriet

Byggeriet i Danmark skal have fokus på en mere bæredygtig og grøn håndtering og brug af plast, skriver Christina Busk, miljøpolitisk chef i Plastindustrien.
Synspunkt af Christina Busk
Ugen i FM: Skimmel plager fanger, og legionella kostede 13 plejehjemsbeboere livet

Ugen i FM: Skimmel plager fanger, og legionella kostede 13 plejehjemsbeboere livet

Velkommen til Ugen i FM I denne uge blev corona igen opgraderet til en samfundskritisk sygdom, og fra denne morgen er coronapas igen et adgangskrav flere steder. Endnu er der ikke nye krav til bygningsejere, men enkelte steder har man valgt allerede at gå i coronaberedskab.
 
Sådan har hoppeforsøg og studier af slagsange reddet Brøndbys tribuner

Sådan har hoppeforsøg og studier af slagsange reddet Brøndbys tribuner

Ivrige fans var ved at hoppe tribunerne på Brøndby Stadion i stykker. En udskiftning var forestående, men studier slagsange og hopperi har nu vist, at forstærkning og overvågning er nok.
Løsninger