Analyse finder 10.000 overflødige kvadratmeter i Fredericia Kommune 

Photographer
Illustration: Claus Fisker / Fredericia Kommune. Se større version
Fredericia Kommune har fået samlet data om alle de bygninger, kommunen ejer og lejer, og deres brug. Analysen viser, at der kan undværes mindst 10.000 m2 og spares adskillige millioner
11. maj 2021 kl. 05:00
errorÆldre end 30 dage

En finkæmning af regnskabsprogrammerne i Fredericia Kommunes forvaltninger har sammen med en rundspørge blandt bygningsansvarlige fundet 10.000 m2, som kommunen kan undvære. Det kan give årlige besparelser på 5,3 mio. kroner.

»Vi ejer mange kvadratmeter, og samtidig lejer vi os ind i rigtig mange erhvervslejemål. Nogle steder giver det mening, men i mange tilfælde kan vi flytte aktiviteter fra lejemålene over i vores egne bygninger,« fortæller ejendomschef Jacob Degn Larsen. 

Data spredt ud i alle forvaltninger

Som i mange andre kommuner er ansvaret for ejendomsdrift I Fredericia Kommune fordelt ud på mange enheder, selvom kommunen allerede i 2008 begyndte at samle en del driftsopgaver i en central ejendomsenhed. 

»Ejendomsenheden står for udvendigt vedligehold på alle vores egne ejendomme, og for driften i en del af ejendommene. Desuden bliver vi taget med indover, hvis der skal laves store ombygninger, men på eksempelvis skole- og institutionsområdet kører vi med en meget decentral model,« forklarer Jacob Degn Larsen.

Jacob Degn Larsen ejendomschef Fredericia Kommune
En analyse af ejendomsområdet viser, at Fredericia Kommune uden de store problemer kan undvære 10.000 m2 af bygningsareal, kommunen i dag råder over. Sparepotentialet er endnu større, men det vil kræve stærk politisk opbakning at indfri det, siger ejendomschef Jacob Degn Larsen. Illustration: Jacob Degn Larsen. Se større version

 

Modellen betyder at oplysninger om driftsomkostninger, bygningernes stand, energiforbrug og anvendelse er spredt ud over alle forvaltningerne. 

»Vores økonomisystem, KMD Opus, har desværre ikke en knap som vi kan trykke på og så få alle data ud på tværs af kommunen, så vi har faktisk ikke haft noget samlet overblik, selvom vi har en central ejendomsenhed,« erkender Jacob Degn Larsen. 

Sparekrav satte proces i gang

Men i 2018 stod kommunen med et akut sparebehov, og byrådet besluttede, at der skulle findes årlige besparelser på seks millioner kroner på ejendomsområdet. 

»Beslutningen blev taget på et ikke særlig veldokumenteret grundlag, men det betød, at vi skulle finde ud af, hvordan vi kunne udmønte sparekravet.«

Mange kommuner mangler overblik

Kommunen hyrede rådgivningsfirmaet Reflexio til at finde, kvalitetssikre og samle ejendomsdataene, fordi firmaet tidligere har løst lignende opgaver for kommuner som Assens, Syddjurs, Roskilde og Middelfart. Fredericia Kommune er nemlig langt fra den eneste, der ikke har et godt samlet overblik over sit kvadratmeterforbrug. 

»Der er ikke så mange kommuner, der har et overblik over, hvor mange kvadratmeter, de råder over. Typisk har man et ret godt indblik i bygninger med høj aktivitet som skoler og daginstitutioner, mens det kniber mere med de øvrige bygninger,« fortæller Mads Rieper, der er partner i Reflexio. 

Derfor må Reflexio som regel udføre lidt af et detektivarbejde. 

»Vi laver en større regnskabsøvelse for at få alle udgifterne med. Vi kobler de stedomkostninger, vi kan finde i økonomisystemet med oplysninger om udgifter til drift, vedligehold og lønudgifter til driftspersonalet. Desuden laver vi en survey blandt de bygningsansvarlige for at kradse lidt i overfladen i forhold til, hvordan bygningerne bliver brugt,« forklarer han.

Mange døde kvadratmeter

I Fredericia Kommunes tilfælde viste surveyen blandt andet, at ni procent af kommunens egne ejendomme kun anvendes på enkelte hverdage eller står fuldstændig mennesketomme på alle hverdage. Desuden var der på hverdage ledig kapacitet i omkring en tredjedel af ejendommene. Reflexio konkluderer på baggrund af surveyen, at bygningsmassen er relativ fleksibel, og at det derfor vil være muligt at udnytte kommunens egne bygninger bedre end i dag.

Et andet hint om, at det vil være muligt er, at kommunens arealforbrug per indbygger er næsthøjest blandt de ni kommuner, som Reflexio har lavet lignende opgaver for.

Arealforbrug Fredericia
Selv om Fredericia Kommune er en bykommune med korte afstande, har kommunen et højt arealforbrug sammenlignet med andre kommuner. Illustration: Reflexio / Fredericia Kommune. Se større version


»Set i lyset af at Fredericia Kommune geografisk er en overvejende ”bykommune” med relativ korte geografiske afstande i kommunen/mellem ejendommene tegner der sig et samlet billede af, at Fredericia Kommuner i benchmarkingperspektiv ligger højt i antallet af disponible kvm.,« skriver rådgiverne i deres afrapportering.

Overrasket over samlet omkostning

Benchmarkingen afslører desuden, at Fredericia Kommune har relativt høje udgifter til el, vand og varme, og til vedligeholdelse af bygningernes klimaskærm og udvendigt vedligehold.

»Den største overraskelse for mig var, at vi samlet bruger 165 mio. kr. om året på drift og vedligehold. Vi skal bruge vores egne bygninger bedre, så vi ikke bare udnytter bygningerne mellem 7 og 16 men også mellem 16 og 7, og så skal vi til at arbejde mere strategisk med energioptimering, for vi kan se, at der er i sammenlignelige bygninger er meget store forskelle i energiforbruget,« siger Jacob Degn Larsen. 

Ifølge Reflexio er det potentiale for at spare omkring to mio. kroner om året på forsyningsområdet. 

Strategisk arbejde kræver muskler og opbakning

For at kunne arbejde strategisk med bygningmassen, skal en ejendomsafdeling imidlertid både have penge og fuld opbakning fra byrådspolitikerne, understreger Mads Rieper. 

»Mange kommuner siger, at de har en central ejendomsfunktion, og de har jo altid bedrevet ejendomsdrift og facilitymanagement. Men hvis man skal have et overblik og være i stand til at arbejde strategisk med sin bygningsdrift, så kræver det, at du har samlet musklerne og beslutningskompetencen ét sted. Og det er langt fra altid tilfældet.«

Det er imidlertid den vej, som politikerne i Fredericia Kommune nu bevæger sig ind på.

Flere folk og bedre IT-system

Ejendomsafdelingen har fået lov til at opnomere, fortæller Jacob Degn Larsen. 

»Nu har vi fået grunddataene på plads, og forhåbentlig vil den kommende organisering gøre det lettere for os at trække data ud af vores systemer.«

Afdelingen har også investeret i et nyt FM-system fra Dalux, hvor det er lettere at arbejde med arealoptimering end i det system, som afdelingen hidtil har brugt.
 

»Vi kan klare store dele af vores dokumenthåndtering i systemet. Vi kan gå ind på den enkelte ejendom og se oplysninger fra BBR, energimærket, vedligeholdelsesplaner og på sigt også, om der er ledige kvadratmeter, og i hvilke tidsrum de forskellige dele af bygningerne bliver brugt.«

Benchmark skal finde de bedste besparelser

Systemet gør det også lettere at benchmarke de forskellige bygninger. 

benchmark energiforbrug Fredericia Kommune Reflexio
Som i mange andre kommuner er mange af Fredericias institutioner bygget i samme periode Alligevel er der store forskelle i forbruget af vand, varme og el. Benchmarkingen skal hjælpe kommunen med at finde energibesparelser. Illustration: Reflexio / Fredericia Kommune. Se større version

»Det er eksempelvis interessant, at vi har omkring 30 daginstitutioner og mange af dem er opført i cirka samme periode. Der er store udsving i deres energiforbrug, og det nye materiale gør det lettere for os at finde ud af, hvor meget, der skyldes brugeradfærd, og hvor der er besparelser, der er værd at gå efter.«

Større besparelser kræver politiske vilje

Næste skridt i Fredericia er, at politikerne i det tekniske udvalg skal tage stilling til nogle forskellige fremtidsscenarier for den fremtidige bygningsdrift. 

»Hvad der skal ske er meget op til politikernes ambitioner. De reduktioner i bygningsarealet, som Reflexio nævner, kan vi nok finde ud af uden de store sværdslag. Men hvis vi skal længere ned, bliver det måske knap så sjovt, for så kan det eksempelvis betyde, at forskellige foreninger skal rykke sammen på færre kvadratmeter og i stedet dele faciliteter. Det kan der være mange interesser og følelser i, så der kræver det, at politikerne bakker op,« siger Jacob Degn Larsen.

Overvejer yderligere centralisering

Analysen slår også fast, at der kan være store gevinster at hente ved at gå væk fra den nuværende delvist decentrale organisering af ejendomsområdet. 

»Den nuværende decentrale prioriterings-, udfører-og beslutningspraksis betyder, at der ofte optimeres økonomi og personaleressourcer i små enheder på ejendomsområdet –ofte helt ned på ejendomsniveau. Det gør det vanskeligt at udnytte stordriftsfordele, indkøbsoptimering og planlægning/disponering af vedligeholdsmidler i et længere tidsperspektiv. Det gælder også på det strategiske niveau i forhold til en samlet optimering og styring af, hvordan kommunens samlede ejendomsmasse og -økonomi anvendes bedst muligt,« står der således i afrapporteringen.

Om kommunen vil centralisere ejendomsdriften, forventer Jacob Degn Larsen at få afklaret inden for de kommende måneder. 

Potentiel arealbesparelse i Fredericia

Fredericia Kommune råder i dag over: 
- 291.600 m2 i egne ejendomme.
- 16.107 m2 i lejemål.
- Samlet er det 307.707 m2.

Kommunens udgifter beløber sig på: 
- 148,4 mio. kr. for egne ejendomme - svarende til 509 kr/m2.
- 16,7 mio. kr. for lejemål - svarende til 1.035 kr/m2.
- Samlet er det 165,1 mio. kr. 

Ifølge Reflexio kan kommunen reducerer sit arealforbrug med: 
- 3 procent i kommunens egne ejendomme - svarende til 8.748 m2.
- 5 procent i lejemål - svarende til 805,35 m2. 
- samlet er det 9553,35 m2 - svarende til 3,1 af det areal kommunen råder over i dag. 

Kilde: Frederica Kommune - Kortlægning af ejendomsområdet, Afrapportering - februar 2021 af Reflexio

 

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Log ind for at deltage i den videnskabelige debat.