I dette holdningsstof udtrykker forfatteren deres personlige holdning om emnet.

Styr på digital ledelsesbetjening

Det giver rigtig god mening at fokusere på nem, sikker og effektiv digital betjening af den politiske ledelse og topledelsen. Man kommer langt med god ledelsesinformation og data om sin organisation og services, men der er tilsvarende stigende krav til eksekveringskraft, overblik i beslutningsprocesser og ikke mindst selve beslutningsgrundlaget.  
Synspunkt 8. november kl. 06:00

Topledelsens kommunikation ved uddelegering af opgaver og godkendelse af beslutninger foregår for det meste i personlige mails med et større antal personer i cc, men til tider også i tekstbeskeder via mobiltelefon. Dermed bliver en simpel Outlook-mail ofte lederens mest benyttede værktøj til at træffe beslutninger. 

Det giver ikke organisationen mulighed for hurtigt at understøtte beslutningsprocessen og skabe den fornødne gennemsigtighed og kan i værste fald føre til brug af ekstra tid på fremfinding, tvivl om versionering, yderligere mailkorrespondance og efterfølgende besværlig manuel arkivering og styring. Dette har jeg selv oplevet som direktør og været flittig bruger af. 

Københavns Kommune har besluttet at indføre samme system til ledelsesbetjening til 3.000-4.000 ledere og medarbejdere, som næsten alle landets ministerier og et stort antal statslige styrelser bruger til at holde styr på de mange politiske beslutninger og processer, det kræver at regere landet. Dermed har denne digitale ledelsesbetjening flyttet sig fra de statslige myndigheder ind i det kommunale regi, som oftest er kendetegnet ved at være beslutninger om service og udfordringer, som er helt tæt på borgerne. 

Hele betjeningen foregår i en mobil platform på enten tablet eller telefon, hvor topledelsen selv har overblik og kan eksekvere sager til godkendelse, bestille opgaver og have alt mødemateriale tilgængeligt i sin mødekalender – til både egne noter og afgivelse af kommentarer og vurdering. Klare tilbagemeldinger fra brugerne har bekræftet, at dette gør hverdagen en hel del lettere for de politikere og ledere, som skal træffe rigtigt mange beslutninger på en dag. 

På alle beslutningsgrundlag, mødematerialer m.m. kan der i systemet kommunikeres direkte og hurtigt både formelt og uformelt ved f.eks. chat, hvilket betyder, at alt findes og dokumenteres på sagen. Et enkelt overbliksbillede viser alle igangværende beslutningsprocesser på forskellige niveauer, hvem og hvor den befinder sig til behandling, samtidig med at en farvekode indikerer tid til deadline. 

Det giver stor gennemsigtighed for alle og en slags ‘elektronisk tavlestyring’ over samtlige beslutninger, hvilket betyder, at ressourcer i processen kan omfordeles efter behov, og at beslutningskraft samt flaskehalse senere kan analyseres og optimeres. Det giver mulighed for at fastholde og udvikle en stor beslutningskapacitet og eksekveringskraft, som ikke nødvendigvis bare er et behov i et ministerium, men i princippet i en hvilken som helst organisation. 

Ledelsen går forrest i digitaliseringen 

Den helt store fordel ved denne enkle digitale og mobile ledelsesbetjening er dog, at det er lykkedes at få den øverste politiske og administrative ledelse til at bruge et ret avanceret sags- og dokumenthåndteringssystem til deres væsentlige sager. Efter mange års erfaring med implementering af denne type systemer må jeg bare konstatere, at jeg endnu ikke har set det så vellykket som her – succesen skyldes både brugervenligheden i en mobilversion og et procesdesign, der netop er lavet til at understøtte et stort antal beslutninger.

Men det er altså ikke bare imponerende i sig selv, at have denne referencekreds af ministerier. På ‘Grønspættebogens side 1 for digitaliserings- og forandringskonsulenter’ står der, at det er afgørende for ethvert digitaliseringsprojekts succes, at det er stærkt forankret i topledelsen og endnu bedre – konkret bruges af dem. 

Med andre ord: det smitter simpelthen af på hele organisationens digitale modenhed, når den øverste ledelse går forrest, udviser digital ledelse og for alvor bringer digitale systemer og processer i spil.       

Det er unikt at have sin topledelse med, og derfor giver det rigtig god mening at fokusere på begrebet digital ledelsesbetjening, så denne funktionalitet udvikles endnu bredere som dagligt værktøj til at ruste ledelsen og dermed resten af organisationen.

Igen er det min erfaring, at det er en rigtig god strategi at understøtte og uddanne sin ledelse digitalt, da det med stor sandsynlighed vil kunne føre til yderligere digitalisering af andre fagprocesser og dele af organisationen – ligesom det giver adgang til at drøfte og få etableret et stærkere strategisk samarbejde og mind-set på tværs i organisationen omkring den digitale udvikling.   

Effektive, transparente og dokumenterede digitale beslutningsprocesser og godkendelsesprocedure er en gevinst for de fleste større organisationer. Det gælder i særdeleshed for ministerier og kommuner. Det både styrker demokratiet og tilliden, når der er styr på et hav af minister- og borgmestersvar, budget og økonominotater, overblik og beslutninger om myndighedens ‘borgerservice', presse- og klagesager samt mødematerialer til både politiske udvalg, direktions- og ledelsesmøder. 

Men det gælder også i stigende omfang privat/offentlige selskaber, som står til regnskab for stadig flere krav fra borgere og politikere om samfundsvæsentlige opgaver, som klimareduktion, miljøkrav, sociale klausuler, samfundsøkonomisk ansvarlighed, it-sikkerhed mm. Samtidigt giver det også data til at se nærmere på, hvor det giver mening at understøtte en højere eksekveringskraft og dermed skabe en stærkere og mere robust organisation.

 

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Du har ikke tilladelse til at deltage i debatten. Kontakt support@ing.dk hvis du mener at dette er en fejl.
Forsiden
Sådan gjorde corona Sundhed.dk til kritisk infrastruktur

Sådan gjorde corona Sundhed.dk til kritisk infrastruktur

Direktør Morten Elbæk Petersen, Sundhed.dk, har under corona-pandemien måttet håndtere alt fra utraditionelle serverindkøb til den martsdag i 2021, hvor Mette Frederiksen fik hele Sundhed.dk til at gå i sort.
Mia Nyegaard, socialborgmester, Københavns Kommune.

Nyvalgt borgmester gør op med konsulentjagt: "Vi skal simpelthen stoppe med at tro, at vi kan klare alting selv"

Det er fuldstændigt urealistisk at tro, at man i en offentlig institution som Socialforvaltningen kan klare sig uden brug af konsulenter, lyder det fra Mia Nygaard, der forleden skiftede borgmesterkontor i Københavns Kommune. Dermed går hun ret op imod regeringens markante opgør med forbruget af netop konsulenter i det offentlige. 
IT-konsulenter i det offentlige

Regeringen er træt af dyre jakkesæt i det offentlige, og myndighedernes konsulent-budgetter er beordret på slankekur i de kommende år. Samlet set skal der findes 3 milliarder kroner om året i konsulentbesparelser, men samtidig er en række store it-projekter baseret på netop ekstern konsulentbistand.

Ny aftale sætter for alvor gang i legacy-oprydning hos Rigspolitiet

Ny aftale sætter for alvor gang i legacy-oprydning hos Rigspolitiet

Den løbende oprydning i det omfattende it-landskab hos Rigspolitiet er blevet en klar prioritet med den seneste politiaftale. Det fortæller oprydder og it-direktør Lars Ole Dybdal. 

Seneste debat

Ugens digitalisering: Data-bommert i Region Nord og kritik af MitID

Ugens digitalisering: Data-bommert i Region Nord og kritik af MitID

Kære læser, Endnu en begivenhedsrig uge i det digitale Danmark går på held, og ugens nyhedsopsamling begynder i Region Nordjylland, der i denne uge fik kritik af Datatilsynet. En halv million nordjyder kan nemlig potentielt have fået eksponeret deres personlige helbredsoplysnigner samt andre 'beskyttelsesværdige oplysninger' over en periode på tre år. Hel
I Japan sætter man nu mange kræfter ind på, at digitaliseringen af den offentlige sektor skal lykkes. Det giver muligheder for danske virksomheder, der står klar til at eksportere danske løsninger.

Gamle systemer og stramme krav spænder ben for eksport af dansk digitalisering

Det er sværere end først antaget at sælge danske løsninger til at digitalisere den offentlige sektor i Japan. Sådan lyder vurderingen fra Karen Ejersbo Iversen, der hjælper til med indsatsen på ambassaden i Tokyo.
 
Bekymring over MitID og kedelig rekord for statens it-projekter

Bekymring over MitID og kedelig rekord for statens it-projekter

Kære læser, Det har været en stor nyhedsuge for offentlig it og digitalisering, og vi begynder opsamlingen hos et af de mest centrale projekter overhovedet.