I dette holdningsstof udtrykker forfatteren sin personlige holdning om emnet.

Nyt kodeks skal forandre kultur, vanetænkning og risikoaversion i statens indkøbsadfærd

27. april kl. 05:02
Privatfoto/Systematic
Illustration: Privatfoto/Systematic.
Der er plads til fleksibilitet og agilitet indenfor udbudslovens rammer. Brug pladsen, prøv noget af, vis mod med omtanke, og få ikke mindst ledelsen med fra start. Det er nogle af hovedbudskaberne i et nyt kodeks med 20 anbefalinger til god udbudspraksis i den offentlige sektor, der netop er præsenteret af Dansk IT, forklarer Jens Hornemann fra Dansk IT og Flemming Bent Thomsen fra Dansk Industri i dette synspunkt.
Artiklen er ældre end 30 dage

I 2020 udgav Dansk IT ”Statens Udbudspraksis på digitaliseringsområdet – hvordan øges værdien af digitale investeringer”. Med afsæt i en omfattende dataindsamling samt interviews og samtaler med en lang række offentlige topchefer og nøgleaktører i tilknytning til statslige udbudsprocesser præsenterer rapporten en række anbefalinger til at forny og forbedre tilgangen til den offentlige sektors indkøb af digitaliseringsydelser. I rapporten anbefales det bl.a., at der udarbejdes et kodeks med principper for og anbefalinger til retningslinjer, god adfærd og gode eksempler på den gode udbudspraksis.

”Kodeks for det gode udbud” er et tiltrængt og nødvendigt indslag i bestræbelserne på at skabe endnu mere værdi i og effektivisere statens – og hele den offentlige sektors – indkøb af digitale ydelser. I forlængelse heraf er hensigten at reducere antallet af større statslige it-projekter, der kører af sporet på grund af mangelfulde eller uhensigtsmæssige udbud. Der bruges i den offentlige sektor hvert år store millionbeløb og tusindvis af timer på indkøb af digitaliseringsydelser, og en væsentlig del af disse sker i form af udbud. Det er indlysende, at et så massivt ressourceforbrug forpligter – til omtanke, erfaringsopsamling og læring med henblik på effektivisering og optimering af processer og resultater.

Det vil ikke give mening i dette debatoplæg at opliste og redegøre for samtlige 20 principper og anbefalinger, der konstituerer det nye kodeks. Men der skal naturligvis være plads til et par highlights fra arbejdet med de nye guidelines.

  • En væsentlig del af grundlaget for det gode udbud ligger i den gode forberedelse. Det handler især om at tage de kritiske og nødvendige beslutninger og valg upfront. Fx i forhold til prioritering af de forretningsmæssige behov og fastlæggelse af scope. Eller i forhold til stillingtagen til nyudvikling versus konfigurering af et standardsystem og herunder balancen mellem in-sourcing versus out-sourcing. Manglende strategiske valg i forberedelsesfasen indebærer, at kritiske afklaringer og afgrænsninger - og dermed uklarhed - skubbes til senere i udbudsfasen, hvilket kan komplicere krav og begrænse løsninger.
  • Det er væsentligt, at kunden – in casu staten – bliver afklaret og klog på egen organisatorisk og teknologisk modenhed og på leverandørmarkedets modenhed - og herunder på modenheden i de eksisterende løsninger i markedet. Valg af udbudsform skal i vid udstrækning baseres på denne analyse.
  • Det gode udbud skal allerede i forberedelsesfasen være forankret i forretningsledelsen, så udbudsprojektet ikke bare understøttes, men drives af forretningsmæssig viden og strategisk overblik. For så vidt angår de samfunds- og forretningskritiske løsninger skal også topledelsens involvering og ejerskab sikres – herunder med repræsentation i projektet på direktionsniveau.
  • Lovgivningen og de regulatoriske rammer omkring digitale indkøb er som hovedregel mere rummelige og fleksible end deres rygte. Vær ikke bange for at bruge de fleksible udbudsformer og prøve grænserne af – men med omtanke. Hensynet til udbuds-compliance må ikke overskygge hensynet til forretningens behov.
  • Hav en offensiv tilgang til dialogen med og involveringen af leverandørerne. Inddrag deres viden og afprøvede teknologier. Det gode kunde-leverandør-samarbejde skal være en win-win.
  • Gør op med regnearkstyranniet og giv plads til sund fornuft og ledelsesmæssige prioriteringer – baseret på et argumenteret og dokumenteret grundlag. Fx i tildelingen vil nogle tildelingskriterier naturligt være objektive og målbare, men der skal også gives plads til kvalitative vurderinger, sagligt skøn og sund fornuft baseret på operationalisering af faglige vurderinger og ledelsesmæssige prioriteringer indenfor de valgte tildelingskriterier. Der er juridisk intet til hinder for brugen af skønsmæssige og kvalitative kriterier med behørig hensyntagen til ligebehandling og dokumentation for beslutningsgrundlaget.
  • Der bruges uforholdsmæssigt meget tid på udarbejdelse af udbudsmateriale og tilbud på samme. Udbudsprocessen skal derfor bidrage til langsigtet udvikling, læring og effektivisering af digitale indkøb gennem bl.a. struktureret feedback.

Ovenstående principper og anbefalinger forventes at skulle virke gennem aktiv anvendelse i hverdagen og i forbindelse med specifikke udbudshandlinger – herunder eventuelt som bilag til statens standardkontrakter. Dansk IT, Dansk Industri og partnerkredsen omkring det nye kodeks har derfor allieret sig med en række en række statslige aktører, der skal være ambassadører for det nye kodeks. Herudover er etableret en digital platform, der løbende opdateres med bl.a. udbudsnyheder og nye gode eksempler.

Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Så skriv til vores PRO debatredaktion på pro-sekretariat@ing.dk

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger