Sådan undgår du det dårlige RPA-projekt: »Det er vigtigt at screene potentielle processer og vurdere, om de opfylder de tre kriterier«
RPA

Foto : Bas Nastassia/Shutterstock

Sådan undgår du det dårlige RPA-projekt: »Det er vigtigt at screene potentielle processer og vurdere, om de opfylder de tre kriterier«

Danske myndigheder satser i disse år stort på RPA, der skal automatisere rutineopgaver for de ansatte. Men det kan hurtigt blive en dyr fornøjelse uden udbytte, hvis man vælger de forkerte processer. DigiTech har talt med Devoteams Per Eeg om, hvordan man kommer godt i gang.
Brødtekst

De danske kommunerne har i årevis skullet løse flere opgaver for færre penge, og flere steder satses der på RPA - robotic process automation - som en del af løsningen.

Men som flere danske myndigheder også har erfaret, kan man komme til at spilde penge og ressourcer på at søsætte RPA-projekter, der aldrig kommer til at fungere, hvis man ikke er skarp, når der skal udvælges processer og testes.

Per Eeg er seniorpartner hos Devoteam Management Consulting, og han har blandt andet udarbejdet analyser for KL, Finansministeriet og Regionerne om perspektiverne i RPA, ligesom han i flere år har været involveret i offentlige RPA-projekter.

DigiTech har talt med ham om, hvordan man kommer godt i gang - og hvad man ikke skal gøre.

Hurtig og konsistent

»Robotten går ind via den vanlige brugergrænseflade og gør det, som brugeren normalt vil gøre. Den gør det noget hurtigere end brugeren, og den gør det samme hver gang, hvor mennesker måske kan komme til at klikke eller taste forkert,« siger Per Eeg og tilføjer, at RPA især vinder indpas på administrative opgaver indenfor regnskab, bogholderi, løn og HR. 

»Vi har set myndigheder, der på under et år har automatiseret over 10 pct. af deres administrative områder, men vi er langtfra i mål med at høste alle gevinsterne,« siger Per Eeg. 

Eksempelvis forventer Aarhus Kommune at opnå besparelser for 5 millioner kroner på en investering i RPA på 2 millioner kroner i 2020.

Tre krav til den egnede proces

Peer Eeg oplister tre betingelser, som administrative processer skal opfylde, hvis det skal give mening at anvende RPA.

Processerne skal være klart definerede og regelbaserede, de skal være repetitive, og data skal være tilgængelige i digital form.

»Det er vigtigt at screene potentielle processer og vurdere, om de opfylder de tre kriterier,« siger Per Eeg.

Læs også: Sådan vælger Københavns Kommune processer til automatisering

 Han anbefaler desuden, at man starter med at overveje eventuelle alternativer til RPA.

»Måske kan processen understøttes og automatiseres i det eksisterende it-system. Så er det måske bedre at gøre det. Hvis der er tale om at flytte data mellem systemer, så kan man også overveje at etablere en egentlig integration mellem systemerne.«

Langtidsholdbar gaffertape 

I en ideel verden burde enhver proces selvfølgelig være understøttet af et it-system, hvor manuel kopiering af data fra et system til et andet ikke er nødvendig. Men virkeligheden er en anden, og det koster penge at udvikle et ideelt system.

»RPA løser et problem, som egentlig burde være håndteret af it-systemerne, men RPA har et helt andet time-to market end traditionel softwareudvikling og integrationsarbejde. Du kan have en robot klar på 14 dage,« siger Per Eeg og fortsætter:

»RPA er en slags gaffertape. Det holder rigtig godt, det løser et konkret problem, og det gør det hurtigt og relativt effektivt.«

Undgå problemerne 

Gaffertape-analogien får måske RPA til at lyde lidt nødtørftigt, men så længe man er opmærksom på nogle specielle forhold, så er løsningerne holdbare, mener Per Eeg.

»Man skal huske, at løsningen skal vedligeholdes. Hvis de administrative regler eksempelvis ændres, så en beløbsgrænse på 500 kroner for udlæg ændres til 1.000 kroner, så skal robotten selvfølgelig også ændres,« siger Per Eeg.

Det er vigtigt, at ledelsen er opmærksom på den problemstilling, så ansvaret for opdatering af robotten ikke glemmes.

Læs også: Sådan organiserer Region Nord RPA-projekter: »Vi inddrager så vidt muligt alle vores medarbejdere«

Samtidig skal man også være opmærksom på, at opdateringer af de it-systemer, som robotten arbejder i, kan give problemer.

»Hvor et menneske vil være mere fleksibelt og kunne tilpasse sig ændringer af brugergrænsefladen, så vil det standse robotten.«

Den slags skal der selvfølgelig også tages hånd om, så robotten kan tilpasses den nye brugergrænseflade.

Læs også: RPA-kaos i Udlændingestyrelsen: »Vi har taget en alt for stor mundfuld fra start af«

Hos Udlændingestyrelsen har man desuden erfaret, at det er vigtigt at teste robotten på rigtige data og ikke bare fiktive testdata, da rigtige data ofte er langt mere varierede og kan give problemer for robotten.

Menneske-robot samarbejde 

Hvis man er opmærksom på den slags potentielle faldgruber, så vil man kunne få stort udbytte af RPA-løsninger, mener Per Eeg. Ved at kombinere robottens præcise og regelrette funktion med menneskelig skøn og vurdering, forventer han et ekspanderende marked i de næste 3-5 år.

»Man kan anvende en attended robot, hvor robotten laver det forberedende arbejde og så er der et menneske, der klikker OK til det foreslåede. Det kan være administration ude på hospitalerne, hvor robotten laver vagtplanlægningen, og så øjer et menneske det lige igennem.«

En anden faktor, der er med til at udbrede RPA-løsninger i den offentlige sektor, er OS2Autoprocess fra det offentlige digitaliseringsfællesskab OS2, hvor forslag til og erfaringer med automatiseringsegnede processer deles.

Robotter og ML? 

Endelig ser Per Eeg muligheder i en kombination af robotter og machine learning. 

»Nogle gange er processer ikke regelbaserede, men mønsterbaserede. Her kan der være noget interessant i krydsfeltet mellem ML og robotter.« 

Som et konkret eksempel fra et igangværende projekt nævner han automatisk fordeling af mails internt i en kommune. 

»Kommunen har en fælles postkasse, der modtager en masse forskellige mails. Nogle er til borgmesteren, mens andre eksempelvis er klager over parkeringsbøder. Her forsøger vi at identificere, hvilke ord i mailen der bestemmer, hvor mailen skal fordeles til,« siger Per Eeg. 

Han understreger dog, at springet fra en ren RPA-løsning til at inddrage ML er stort. 

Men den rene RPA-løsning er nem at komme i gang med og vedligeholde, siger Per Eeg.

»Hvis man dedikerer ressourcerne til det, kan man godt selv stå for det.«

Forudsætninger for et RPA-projekt
  • Processerne skal være regelbaserede.
  • Processerne skal være repetitive.
  • Data skal være tilgængelige i digital form.

 

OS2Autoproces

OS2autoproces er en tværkommunal løsning til indberetning, styring og deling af automatiseringsegnede processer.

Løsningen skal både kunne bruges til deling af viden og erfaringer i egen kommune og på tværs af alle landets kommuner.

Formålet med OS2autoproces er at synliggøre, dele viden og erfaringer samt kvalificere de processer og arbejdsgange, som har et højt potentiale til at blive automatiseret i og mellem kommunerne.