Sådan vil kriminalforsorgen erstatte 17 år gammelt klientsystem: »Ideen er at levere ny funktionalitet og håndtere teknisk gæld samtidig«
Stine Hegelund Bertelsen er it-direktør i Kriminalforsorgen.

Foto : PR

Sådan vil kriminalforsorgen erstatte 17 år gammelt klientsystem: »Ideen er at levere ny funktionalitet og håndtere teknisk gæld samtidig«

Brødtekst

Kriminalforsorgen har svært ved at komme af med sit gamle sagsbehandlingssystem, Klientsystemet.

Forsorgen har siden 2014 arbejdet på at udskifte det 17 år gamle system, men sidste år valgte man at droppe OMS-projektet (Offender Management System), da der tilsyneladende ikke er nogen relevante standardsystemer, som det giver mening at implementere.

»Da jeg kom til kriminalforsorgen, igangsatte vi en analyse af det daværende OMS-projekt, og vi talte med kollegaer i fængselsmyndigheder rundt om i Europa. Her kunne vi konstatere, at ingen af vores kollegaer i Europa havde succesfulde erfaringer med at implementere et standard-OMS-system. Det var en af de primære grunde til, at vi lukkede det igangværende OMS-projekt,« siger Stine Hegelund Bertelsen, der er it-direktør i Kriminalforsorgen, til DigiTech.

Men hvad gør man så, når det eksisterende system er gammelt og utilstrækkeligt, men markedet ikke tilbyder nogen relevante erstatninger?

I Kriminalforsorgen er man i gang med at undersøge muligheden for at flytte sagsbehandlingen over på en ny platform – én funktionalitet ad gangen.

»Vi har det seneste år testet, om det er muligt at modernisere vores platform i stedet for at indkøbe et nyt, stort standardsystem. Og det har vi gjort ved tre konkrete prototyper – MVP’er (minimum variable products, red.) om man vil,« siger Stine Hegelund Bertelsen.

»Den ene er udvikling af et klientoverblik, hvor vi udstiller de mest efterspurgte data hos vores fængselsbetjente på en mere simpel og brugervenlig måde. Der er udviklet et webbaseret overblik for den del af vores forretning, der vedrører arrestanter. I stedet for, at vores fængselsbetjente skal slå op flere forskellige steder eller klikke flere gange for at finde informationer som for eksempel tidspunktet for den indsattes næste besøg, så kan de nu få de informationer i et samlet klientoverblik.«

Vigtige integrationer

Det næste prototype-projekt handler om at gøre data fra eksterne registre tilgængelige i overblikket.

Fængselsbetjentene har hyppigt brug for oplysninger fra for eksempel CPR-registeret eller kriminalregisteret, og ideen er at gøre dem tilgængelige i klientoverblikket via integrationer.

»Her ville vi allerhelst have lavet en integration til kriminalregisteret, og der er lavet et godt grundlag for at kunne lave den både organisatorisk og teknisk. Vi er ikke fuldstændig i mål, men vi er godt på vej, og vi tror på, at det kan lykkes,« siger Stine Hegelund Bertelsen.

»For at teste, om det kan lade sig gøre at lave en integration, har vi i stedet lavet en integration til udvalgte oplysninger i CPR-registeret, som man så kan finde via et klik i klientoverblikket.«

Teknisk gæld og ny funktionalitet

Den tredje prototype handler om at håndtere teknisk gæld samtidig med, at man moderniserer Klientsystemet.

Derfor har man udvalgt en af de komponenter i det gamle system, der er behæftet med mest teknisk gæld – og erstattet den med en ny version på den nye platform.

Konkret er der tale om den såkaldte brevfletningsmotor.

»På den nye platform har vi sat en ny brevfletningsmotor ind. Den kører, og vi har flyttet fire brevskabeloner til den nye brevfletningsmotor,« siger Stine Hegelund Bertelsen.

Hun understreger, at der stadig skal flyttes et betydeligt antal skabeloner over, hvis den nye brevfletningsmotor skal erstatte den, der ligger i det gamle system.

Men gevinsten ved det er til at tage og føle på, da man vil kunne implementere lovændringer i Kriminalforsorgens mange standardskrivelser meget hurtigere, end det er tilfældet i dag.

»Indtil videre har vi flyttet fire af dem, og den dag, hvor vi har migreret alle vores omkring 270 brevskabeloner, så vil vi kunne gå fra at ændre tekst i skabelonerne tre gange om året til at kunne gøre det på få timer.«

Ingen nye kontrakter

De tre prototyper har ikke været i udbud, og Kriminalforsorgen har ikke hyret nye leverandører ind for at lave dem.

I stedet foregår det indtil videre under en i forvejen eksisterende kontrakt med NNIT, som man har intensiveret samarbejdet med. Og ifølge Stine Hegelund Bertelsen har det i hele processen været meget væsentligt, at man er rykket tæt sammen – bogstaveligt talt.

»Vi har aftalt med leverandøren, at vi vil forsøge at arbejde på en ny måde efter mere agile udviklingsprincipper. Leverandøren har stillet med sine medarbejdere her hos os, og de har siddet fysisk sammen med vores team minimum tre dage hver uge. Og det kan vi se på kvaliteten og hastigheden. De forretningsmæssige behov bliver matchet langt tidligere i udviklingsprocessen, og de udvikler sig hurtigere. Begge forhold er ret væsentlige,« siger hun.

»Så mens det eksisterende system stadig kører, arbejder vi med gradvist at flytte funktionalitet. Ideen er, at vi håndterer teknisk gæld samtidig med, at vi leverer ny, forbedret funktionalitet til vores kerneforretning.«

Kun amerikanske standardsystemer

Klientsystemet er en kritisk del af it-understøttelsen hos Kriminalforsorgen, men som tidligere beskrevet af DigiTech og vores søstermedie Version2 er der store udfordringer med det 17 år gamle system.

Tillidsfolk i Kriminalforsorgen har fortalt om jævnlige fejl, der betyder, at data om indsatte går tabt – og som Stine Bertelsen selv fremhæver, er der kun tre release-vinduer om året, hvor der kan implementeres substantielle ændringer.

Læs også: Derfor droppede kriminalforsorgen stort it-projekt efter fire år: »Det er et lille marked med få leverandører«

Det kom derfor som en overraskelse for nogle, da Kriminalforsorgen i marts måned droppede den daværende strategi om at erstatte med et standardsystem.

Ifølge Stine Hegelund Bertelsen findes der primært amerikansk-udviklede standardsystemer på markedet, som i så fald vil skulle konfigureres til en dansk kontekst, inden de implementeres.

»Der findes standard OMS-systemer fra blandt andet nordamerikanske leverandører, som har udviklet det med udgangspunkt i nordamerikanske forhold. Men vi adskiller os både i forhold til lovgivning og fængselsvæsenets generelle opbygning. Det er anderledes, hvis du sammenligner med fængselsvæsenet i Nordamerika, og det er også det, vores kollegaer rundt om i Europa har oplevet,« siger Stine Hegelund Bertelsen med henvisning til, at Kriminalforsorgen har indhentet erfaringer fra en række europæiske lande i forbindelse med den eventuelle udskiftning af Klientsystemet.

»Nogle steder i Europa har man forsøgt at erstatte dele af processen med et standard-OMS-system, og der har de måttet ændre strategi efter et par år. Og de erfaringer har vi selvfølgelig taget til os.«

Ambitionen er at trække stikket

Når der nu ikke er nogen relevante standardløsninger, er Stine Hegelund Bertelsen positiv over for strategien om at udskifte Klientsystemet lidt efter lidt.

Metoden og strategien skal dog stadigvæk godkendes fra højeste sted, inden man går videre – og selv hvis man fortsætter, kommer det til at tage tid.

»Ambitionen er, at vi på sigt kan slukke for det eksisterende klientsystem. Men det kommer formentlig til at tage en årrække. Det vigtigste for os i dette afprøvningsforløb har været at undersøge, om det kan lykkes at flytte tingene sekventielt. Og denne her afprøvningsperiode giver os tro på, at det kan det faktisk. Det skal dog understreges, at den endelige formelle godkendelse til at fortsætte denne fremgangsmåde udestår,« siger Stine Hegelund Bertelsen.

»Vi har netop afsluttet evalueringen, og der er generelt en høj tilfredshed blandt pilotbrugerne. Evalueringen forventer vi snart at forelægge koncernledelsen, og så håber vi på, at der er grønt lys til at fortsætte.«