Digitalisering af aktindsigt gavner både borgere og medarbejdere

Syddjurs Kommune vil gøre det endnu nemmere for borgere at få indblik i egne sager. Samtidig skal arbejdsbyrden lettes for de medarbejdere, der håndterer aktindsigter, skriver Line Lynggaard Sørensen i dagens synspunkt.
Brødtekst

En aktindsigtsanmodning kan være en omfattende og tidskrævende proces for kommunens sagsbehandlere. Foruden kommunikationen med borgeren skal sagsbehandleren fremsøge sagens dokumenter på tværs af systemer, før de gennemlæses og fremsendes til indsigtsanmoderen.

I Syddjurs Kommune vil vi med samspillet af tre digitale løsninger forsøge at sikre, at borgeren nemt kan finde informationer om egne sager og let kan søge dybere indsigt, hvis dette ønskes.

Den første er Åben Indsigt, der giver offentligheden adgang til bygge- og emnesager direkte på kommunens hjemmeside, som allerede har været tilgængelige de seneste seks år. Inden for kort tid vil Min Indsigt og Borgerblikket blive implementeret og dermed digitalisere indsigtsprocessen yderligere til gavn for borgere såvel som medarbejdere.

Åben Indsigt

I maj 2013 blev Åben Indsigt lanceret i Syddjurs Kommune. Løsningen skulle give borgeren fri digital adgang fra www.syddjurs.dk til bygge- og emnesager. Sager, der ikke er knyttet direkte til en borger eller ejendom.

Åben Indsigt har vendt arbejdsgangen på hovedet for håndteringen af aktindsigt på det tekniske område. I stedet for at afvente borgerens henvendelse på en sag så ligger alle åbne sager frit tilgængelige på kommunens hjemmeside, hvor borgeren ved en simpel søgning kan fremsøge sagen og de tilhørende dokumenter.

Det er muligt, fordi sagsbehandleren allerede ved journalisering af dokumenter tager stilling til, om der kan gives indsigt heri.

Løsningen er bygget op af et antal løst koblede komponenter: Drupal CMS og ESDH-systemets publiceringsmodul, samt en valideringskomponent, der scanner sager og dokumenter for følsomme oplysninger, inden de publiceres.

(Synspunktet fortsætter under illustrationen)

Åben Indsigt
Illustration: Syddjurs Kommune

Min Indsigt

Med Min Indsigt får borgerne mulighed for at anmode om aktindsigt i personsager. I Syddjurs Kommune implementeres Min Indsigt som pilotprojekt i Familieafdelingen og hos Center for ydelse og administration, men løsningen kan skaleres til alle fagområder.

Når borgeren eller tredjepart anmoder om aktindsigt via Min Indsigt, vil systemet automatisk begynde gennemsøgning af kommunens fagsystemer ved brug af webservices og RPA-softwarerobotter, hvorefter alle sagsakter bliver præsenteret for sagsbehandleren i et virtuelt arbejdsrum.

Ved hjælp af avanceret OCR-scanning renses akterne for forkerte personhenførbare oplysninger. Efter gennemgangen dannes en samlet PDF-fil, som leveres direkte til borgerens digitale postkasse.

Familieafdelingen og Center for ydelse og administration havde i 2018 tilsammen ca. 630 anmodninger om aktindsigt. De simple sager tager 30-45 minutter at behandle, mens de tunge anmodninger kan tage 20-25 timer.

Tidsforbruget er et udtryk for, at sagerne skal gennemgås for at sikre, at kommunen ikke udleverer oplysninger, som er undtaget for aktindsigt, idet kommunen bl.a. kan risikere at ifalde erstatningsansvar, hvis oplysninger af personfølsom karakter udleveres.

Med Min Indsigt forventes det muligt at nedbringe den gennemsnitlige arbejdstid per sag. Dette er baseret på de erfaringer, som Silkeborg Kommune har gjort sig med implementeringen af løsningen fra Dataproces.

I Silkeborg Kommune er målet, at borgeren på alle hverdage modtager sine dokumenter inden for ti arbejdstimer, efter de er bestilt, hvilket har løftet serviceniveauet markant.

Borgerblikket

Den tredje digitale løsning til treenigheden er Borgerblikket. Via denne løsning skal borgeren få vist metadata (dokumenttitler mv.) på de sager, borgeren har hos kommunen.

De data, der udstilles, trækkes fra Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, som bl.a. også bruges i SAPA (Sags- og Partsoverblik), der er en del af Monopolbrudsprogrammet.

Borgerblikket viser ikke alle sager fra starten, men efterhånden som de sagsbærende systemer kobles på Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, synliggøres sager på tværs af de kommunale serviceområder.

Sags- og Dokumentindeks er en del af den nye fælleskommunale infrastruktur, der er et resultat af Monopolbruddet.

Løsningen er gjort obligatorisk for alle kommuner i forbindelse med 2020-økonomiaftalen mellem KL og regeringen. KL og Kombit planlægger løbende udvikling af løsningen for at imødekomme ønsket om en lettere og mere brugervenlig borgeradgang til egne data.

Syddjurs Kommune har en ambition om at integrere Borgerblikket og Min Indsigt, så borgerne med få klik kan søge om aktindsigt efter at have fundet sager frem og skaffet sig et overblik.

Intentionen er, at Borgerblikket skal sende relevant metadata med over i Min Indsigt, så borgeren ikke behøver at gentage søgningen og udvælgelsen.

I Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks klassificeres data nemlig, så de er genkendelige og delbare på tværs af de mange forskellige kommunale it-løsninger. På den måde lettes muligheden for mere helhedsorienteret sagsbehandling, og det gøres lettere at forebygge tastefejl, når borgerne ansøger og søger om indsigt.

Fakta

Åben Indsigt: 

  • 70.800 sager og 540.000 dokumenter er tilgængelige via Åben Indsigt
  • Udviklet i samarbejde med FormPipe, Bellcom og Syddjurs Kommune

Min Indsigt: 

  • Teknologier i spil: software robotter, webservices, OCR-scanning, NemLogin
  • Leverandør: Dataproces
  • Effektiv medarbejdertid ved ukomplicerede sager forventes at kunne reduceres til ca. 13 min. pr. sag

Borgerblikket: 

  • Udviklet i samarbejde med KL, Kombit, borger.dk og fem pilotkommuner
  • Data trækkes fra Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks
  • Borgerblikket tilgås fra borger.dk
  • Pilotdrift i seks kommuner blev evalueret i april 2019

Kilde: Syddjurs Kommune