Dårlig forberedelse og optimisme koster dyrt: Her er de typiske årsager til, at it-projekter går galt

Store og lange it-projekter fylder mere end nogensinde før i den offentlige sektor, og med den buldrende digitalisering er der fulgt budgetoverskridelser i milliardklassen. På omkring fire år er prisen for statens største it-projekter skredet med 3,5 milliarder kroner.

Årsagerne til de voksende regninger kan være mange, men de trækker ofte tråde helt tilbage til, hvordan de enkelte projekter er blevet behandlet på tegnebrættet, lyder det fra Jens Schmidt, der er leder af Forskningscenter for Offentlig IT på IT-Universitetet.

»Når it-projekter fejler, er det, fordi de er for dårligt forberedt. Det skyldes tit, at de nødvendige kompetencer ikke er til stede i tilstrækkeligt omfang i forberedelsesfasen, og det kan føre til, at projekterne bliver unødvendig risikable,« siger han.

En lignende melding kommer fra Pernille Kræmmergaard, direktør for og stifter af rådgivningsvirksomheden Digitaliseringsinstituttet. Ifølge hende er der en tendens til, at de involverede »ofte vil være ret positive i starten for at få projektet sat i gang«.

»Man har fokus på de mange fordele og er begejstret for at komme i gang, men når projektet så ruller, er der udfordringer, man måske har overset, eller krav, ønsker eller teknologiske muligheder, der ændrer sig. Det er ikke, fordi nogen vil være ‘dårlige mennesker’, men der er ofte en tendens til, at man budgetterer med for lidt fra starten af,« siger hun.

Det handler om at komme i gang

Den vurdering bakkes op af Jan Pries-Heje, der er professor ved Roskilde Universitet med fokus på it-projektledelse. Årsagen til overoptimismen og den utilstrækkelige forberedelse kan ifølge ham hænge sammen med incitamentsstrukturerne i store projekter.

»Det handler dels om systematiske undervurderinger for at få projektet startet. Det er et fænomen, der første gang blev beskrevet for det offentlige i 1960’erne. Dels om udbudsreglerne, der favoriserer den billigste leverandør, som så er tvunget til at tjene penge på ændringer og tilføjelser,« siger han.

»Hvis man har en god idé til et projekt, så skal man ikke estimere det med usikkerhed og budgetreserve, for så får man ikke projektet i gang. Man skal derimod underestimere det.«

Han peger på, at fejlene både begås af myndighederne, der skal købe nye systemer, og de it-virksomheder, der forsøger at vinde opgaverne.

»Det sker, at man mere eller mindre bevidst undervurderer, hvad de store projekter koster, for enten at få dem i gang eller for at blive leverandør på et projekt. Det er den måde, vi har indrettet vores udbud på,« siger Jan Pries-Heje.

Den dårlige forberedelse og urealistiske optimisme i begyndelsen af projekterne kan føre til, at det bliver sværere at håndtere de problemer, der opstår senere i projekterne, påpeger forskerne. For problemer opstår der næsten med garanti.

Hos Statens It-råd, der vejleder og følger de store it-projekter, som bliver sat i gang på tværs af statslige myndigheder, forklarer formand Betina Hagerup, at benspændene undervejs i projekterne ofte handler om forskellige former for samarbejdsvanskeligheder.

»Når vi undersøger, hvorfor projekter går over tid og pris, kan vi se, at det tit er myndighedernes samarbejde med leverandørerne, den er gal med. Myndighederne oplever, at leverandørerne underestimerer opgaverne, ikke prioriterer opgaverne godt nok eller laver produktleverancer, der ikke har den ønskede kvalitet,« siger Betina Hagerup.

Sponseret indhold

Webinar: Det er ikke nok at sikkerhedskopiere din data

It-sikkerhed

Hun tilføjer, at der også kan være interne problemer hos myndighederne selv. Det kan vise sig ved, at samspillet mellem it-afdelingen og forretningen ikke er godt nok, eller at topledelsen ikke engagerer sig nok i de store projekter.

»Problematikkerne går på tværs af staten, ligesom der også skal strammes op på både kunde- og leverandørsiden. Jeg tror ikke, at man kun kan pege fingre ét sted hen,« siger Betina Hagerup.

From Brussels with love

Ud over de interne ­udfordringer i et projekt kan der også være påvirkning udefra, der rokker ved digitaliseringsarbejdet.

Hvis der bliver vedtaget ny lovgivning, kan det ændre kravene til, hvad det nye it-system skal kunne, og derfor kan der være brug for at udvikle mere eller nyt, fortæller Betina Hagerup.

Den årsag mener Jan Pries-Heje også kan være med til at forklare flere af overskridelserne, og han henviser til et stort projekt på toldområdet, der er i gang i Skatteministeriet i disse år.

»Projektet er sat i gang, fordi EU har besluttet at lave en moderniseret og fælles it-løsning til toldområdet i hele EU. Siden man startede på udviklingen herhjemme, har EU adskillige gange lavet om på, hvad systemerne skulle kunne. Hver gang skaber det uro, fordi projektgrupperne i bl.a. Danmark skal forholde sig til noget nyt,« siger Jan Pries-Heje.

En lignende forklaring er tidligere kommet fra projektgruppen for statens nye ejendomsvurderingssystem. Det skete, da det kom frem, at prisen for projektet var blevet mangedoblet i løbet af en håndfuld år.

Bekymrende udvikling

Det er især de lange it-projekter, der kan risikere at blive ramt af svingende krav og skiftende lovgivning. Samtidig kæmper den slags projekter også i højere grad med skiftende bemanding, som også kan være et benspænd.

Flere eksperter har derfor argumenteret for, at it-projekter bør holdes så korte som muligt, men alligevel ser Statens It-råd, at udviklingen bevæger sig den forkerte vej.

»Over de seneste år er der kommet markant flere it-projekter i it-rådets portefølje, og tendensen er, at de bliver både dyrere og længere,« lyder det i den seneste statusrapport fra Statens It-råd fra i år, hvor rådgiverne påpeger, at udviklingen er bekymrende.

Problemerne med at styre it-investeringerne går på tværs af hele staten, og i den seneste statusrapport bemærker it-rådet også, at flere projekter end nogensinde før er i problemer. Mere end halvdelen af de 40 projekter, der er i gang i staten i øjeblikket, har meddelt, at enten prisen, tidsplanen, eller gevinsterne er skredet i forhold til udgangspunktet.

Betina Hagerup bekræfter, at udviklingen vidner om, at der stadig er udfordringer på området, og derfor arbejder it-rådet i øjeblikket på en ny strategi for, hvordan man kan komme problemerne til livs.

Den nye strategi bliver præsenteret efter nytår, og Betina Hagerup vil endnu ikke løfte sløret for, hvad den kommer til at indebære. Men personligt vil hun som formand for projektrådgiverne have fokus på, om nye projekter kan planlægges, »så man leverer den forretningsmæssige værdi hurtigere, end det bliver gjort i dag«.

Ingen vej til nirvana

Ud over it-rådets kommende strategi peger eksperterne på en række mulige løsninger.

»Nøgleordet er kompetenceudvikling på alle niveauer. It-projektstyring handler meget om at håndtere de uforudsete ting, der opstår undervejs, og det er meget nemmere at eksekvere og rette fejl i et projekt, der er ordentlig tilrettelagt fra starten. Et helt konkret råd er at fjerne eksperimenter fra selve eksekveringsfasen og i stedet afprøve dem under forberedelserne,« siger Jens Schmidt fra IT-Universitetet.

På Roskilde Universitet mener Jan Pries-Heje, at man skal nytænke den måde, man laver budgetter på i de store it-projekter.

»Man skal tage højde for, at kravene til et projekt kan ændre sig undervejs, og det skal der sættes en pulje penge af til – en budgetreserve – også selvom man ikke i starten af projektet ved, hvilke ændringer der kommer til at være. Derudover bør man regne med, at der kan være en usikkerhed på, hvor lang tid det tager at gennemføre de allerede planlagte aktiviteter. Hvis man regner med, at noget tager 800 timer at lave, men at der er en usikkerhed på 300 timer, bør man tage højde for det i budgettet,« siger Jan Pries-Heje.

Da Statens It-råd blev oprettet for ca. ti år siden, var det med en ambition om at gøre op med de problemer, der plagede mange it-projekter i staten. Og selvom staten siden da på nogle områder er blevet mere professionel i måden, man kører it-projekter på, konstaterer rådets formand, at opgaven ikke er løst:

»Man er vel først rigtig i mål på det tidspunkt, hvor man er i nirvana, hvor der er nul fejl, og det kommer jo ikke til at ske. Jeg kender ikke nogen steder, hvor man har it-projekter, der bare lykkes uden videre.«