8.500 brugere, 40 it-integrationer og 23 millioner filer: Sådan skiftede Københavns Kommune ESDH-system

Københavns Kommune eDoc
Illustration: Københavns Kommune. Se større version
De seneste to år har landets største kommune arbejdet på at skifte ESDH-system. Nu er den nye it-løsning taget i brug, og undervejs har grundig organisatorisk implementering været afgørende for projektets succes.
19. februar 2020 kl. 05:15
errorÆldre end 30 dage

»Det har været kæmpestort og meget omfattende.«

Sådan beskriver kontorchef og programejer for Koncern IT i Københavns Kommune Danny Søgaard et it-projekt, som har været undervejs i de seneste to år i landets største kommune.

Projektet handler om, at kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) har skullet udskiftes med et nyt kaldet eDoc5.

Udskiftningen har kostet omkring 16 millioner kroner, og projektet har påvirket alle grene af det kommunale embedsværk. ESDH-systemet rummer 23 millioner filer, som tilsammen fylder 15 terabyte.

Derudover har 40 integrationer og 10 forskellige robotter skullet tilsluttes den nye it-løsning.

Efter store implementeringsopgaver, it-uddannelse af personale og problemer med et utilregneligt testværktøj kulminerede projektet i slutningen af januar 2020. Her blev det nye ESDH-system taget i brug af i alt 8.500 ansatte på tværs af kommunens syv forvaltninger.

»Det har været et big bang, hvor alle brugere blev tilsluttet på samme tid. ESDH-systemet er stort og meget centralt, og det bliver brugt hele vejen rundt i kommunen,« siger Danny Søgaard.

»En gennemgribende re-implementering«

Før ESDH-udskiftningen brugte Københavns Kommune en ældre version af Fujitsus eDoc-system, som var bygget op omkring Share-Point. I starten af 2018 gik kommunen i gang med et udbud, fordi kontrakten på systemet nærmede sig udløbsdatoen.

»I takt med at kontrakten var ved at løbe ud på det gamle system, ville vi gerne lave en gennemgribende re-implementering med et nyt system. Det skyldes blandt andet, at vi ikke mente, at det gamle ESDH-system blev udnyttet godt nok,« siger Danny Søgaard.

Det blev også Fujitsu, som vandt det nye udbud med en opdateret version af eDoc, der i stedet var bygget op omkring en .Net-løsning.

Herefter kunne kommunen gå i gang med implementeringen af eDoc5, og i den forbindelse har projektgruppen haft et særligt fokus på den organisatoriske implementering.

Silotænkning har spillet fallit

Det organisatoriske spor af implementeringen blev opbygget på en måde, der adskilte sig fra tidligere it-projekter i kommunen. Ifølge kontorchefen var det nemlig kommunens første rigtige fællesprojekt på tværs af hele organisationen.

»Vi har tidligere haft projekter, hvor Koncern IT ikke har blandet sig i forretningsdelen, og hvor resten af organisationen ikke har været nok involveret i it-udviklingen. Den model har simpelthen spillet fallit, så i denne omgang prøvede vi at få alle parter tættere på hinanden,« siger Danny Søgaard.

Han tilføjer, at det stærkere fokus på samspil og på at tænke forretning og it-udvikling sammen har bidraget til en større fællesskabsfølelse om ESDH-udskiftningen.

»Det her med at sidde tæt på hinanden har gjort, at hele kommunen har betragtet det som et stort fælles projekt, som alle har del i. På den måde har vi mødt stor opbakning hele vejen rundt, hvor vi i tidligere projekter godt har kunnet møde modstand, fordi vi har talt forbi hinanden,« siger Danny Søgaard.

Det er første gang, at Københavns Kommune har arbejdet så intensivt på at få hele organisationen gjort klar til et nyt it-system, forklarer kontorchefen. Ifølge ham har det banet vejen for, hvordan fremtidige projekter skal foregå i kommunen.

»I virkeligheden bør vi lave alle vores projekter med den form for organisatorisk implementering fremover. Selvfølgelig skal det skaleres efter størrelsen på projektet, men det er helt klart noget, som vi også vil prioritere højere i fremtiden,« siger Danny Søgaard.

En stor bombe før jul

Ifølge Danny Søgaard har projektet overordnet set været »en stor succes«, men der har også været udfordringer undervejs, som har givet anledning til hændervriden og grå hår.

For eksempel har projektgruppen haft problemer med et værktøj, der blev brugt til at teste de forskellige integrationer fra fagsystemerne til det nye ESDH-system.

Læs også: 12 kommuner går sammen om danmarkshistoriens største ESDH-indkøb

Testværktøjet viste, at integrationerne virkede, men da det tekniske projekt fik mulighed for at lave en rigtig test på et system med integration til eDoc, viste der sig et lidt andet billede.

»Da vi testede det rigtigt, bragede det hele ned. Det virkede overhovedet ikke, og vi fandt ud af, at testværktøjet ikke havde givet valide data,« siger Danny Søgaard.

Opdagelsen blev gjort i december 2019, som kun var omkring en måned før projektets afslutning. Ifølge Danny Søgaard ville det ikke være muligt at tænde for ESDH-systemet, før problemerne var løst.

»Det var en stor bombe lige før juleferien, og det gjorde, at vi måtte bruge mange ressourcer på at få testet integrationerne ordentligt igennem. Vi fik det løst, og læringen må være aldrig at undervurdere en grundig og gennemgribende test af integrationer,« siger han.

Exit hypercare og kommende målinger

Efter en travl juleperiode blev det nye eDoc-system tændt den 20. januar 2020. Til den dato havde projektgruppen sørget for at øge bemandingen i kommunens fælles hjælpecenter, og 250 vejledere havde været på uddannelse i at kunne hjælpe de ansatte med at bruge det nye system.

Derudover havde kommunen lavet e-læringsmateriale, som systemets brugere skulle læse, før eDoc-systemet blev taget i brug.

Ifølge Danny Søgaard var der i løbet af de første dage »lidt startvanskeligheder i form af udfordringer med performance«, men det er nu blevet løst, og projektet lukker snart ned for den såkaldte hypercare-fase.

Læs også: Klagesag forsinker Danmarks største ESDH-udbud

Projektets mål for gevinster har blandt andet været at skabe bedre kvalitet i sagsbehandlingen samtidig med, at brugerne kan spare tid i det daglige arbejde. Om det kommer til at gå i opfyldelse, skal de fremtidige tilfredshedsundersøgelser vise.

»Det er min umiddelbare vurdering, at det nye system både er hurtigere og mere enkelt, men det er for tidligt at sige noget endeligt om brugernes bedømmelser endnu. Vi lavede en baseline-undersøgelse i efteråret, hvor vi blandt andet målte på tilfredsheden af det gamle system, og til marts skal vi måle på det nye system. Der bør tilfredsheden gerne være steget,« siger Danny Søgaard.

ESDH-anbefalinger fra it-kontorchefen

Kontorchefen for Koncern IT i Københavns Kommune, Danny Søgaard, har to råd til andre, der skal i gang med lignende ESDH-udskiftninger:

1) Tidligt i processen er det godt at tage kontakt til andre, der før har samarbejdet med leverandøren. Tag en uformel snak med tidligere samarbejdspartnere om, hvordan samarbejdet med leverandøren egentlig har været. Alle leverandører har styrker og svagheder, og det er godt at kende dem, når man går i gang.

2) Hav et ligeligt balanceret fokus på den organisatoriske implementering og den tekniske implementering. Ellers kan man risikere at stå med et system, der kan fungere fint, men som ingen rigtig får taget i anvendelse.

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Log ind for at deltage i den videnskabelige debat.