80 kommuner deles om én løsning til it-overblik: »Det startede med tre kommuner, der gik sammen om at komme væk fra regnearket«
Alle styrelser og ministerier fik sidste år en obligatorisk opgave om at kortlægge og vurdere alle de it-systemer, de hver især bruger, og udarbejde en handlingsplan for dem.
Som DigiTech tidligere har beskrevet, er det en stor opgave.
På det kommunale niveau har både strukturreform og monopolbrud medvirket til, at man mange steder er gået noget tidligere i gang med en lignende øvelse, og 80 kommuner bruger i dag den samme open source-løsning til at skabe overblik over it-systemerne.
Kommunernes It-Overbliksystem, KITOS, er kort fortalt et open source-system, hvor de 80 kommuner, der i dag er tilknyttet, blandt andet registrerer, hvilke it-systemer de har, hvilke kontrakter der er knyttet til, og hvilke snitflader der bruges mellem et givent system og andre løsninger.
Ud over at give overblik i den enkelte kommune er ideen, at kommunerne kan se, hvilke systemer de andre kommuner bruger til hvilke opgaver og lade sig inspirere af hinanden.
»KITOS er også en vedligeholdelse af grunddata omkring leverandører, systemer, kontraktformer og snitflader. Og det vil sige, at kommunerne ikke alle sammen skal sidde og taste det ind med hver deres sprogbrug. Så det er et forsøg på at lave fornuftig stordrift ud af at få de her registreringer på plads,« siger Jens Kjellerup, der er digitaliseringschef i Ballerup Kommune.
»Altså en given kommune har denne her kontrakt med denne her leverandør med de her snitflader i denne her arkitektur med dette her systemejerskab og denne her GDPR-registrering.«
Overblik over konsekvenser
DigiTech har tidligere fortalt om, hvordan Sorø Kommune bruger KITOS til at planlægge it-året, fordi man for eksempel kan bruge det til at trække lister over, hvilke systemer der skal i udbud over de kommende 12 måneder.
»Det giver mulighed for at planlægge sin it flere år ud i fremtiden i forhold til, hvad der skal gøres, hvad det vurderes at koste, og hvornår man for eksempel sender folk på uddannelse,« sagde kontraktchef Britt Kollenberg ved den lejlighed, og Jens Kjellerup fremhæver i den sammenhæng, at man som kommune også kan bruge KITOS til at se, hvor mange snitflader, der kommer i spil, hvis man trækker et givent system ud af ligningen og erstatter det med et nyt.
»Vi skal for eksempel skifte KMD Doc2Mail ud med et andet system - og med KITOS kan vi få en liste over, hvor mange systemer, der bruger den snitflade.«
Monopolbrudsprodukt
KITOS blev undfanget i 2013, hvor kommunerne Roskilde, Sorø og Ringsted fik ideen, mens Ballerup og Syddjurs investerede i projektet med det samme.
»Det startede som 3 kommuner, der gik sammen om at komme væk fra regnearket og prøve at lave et system, der kunne give overblik,« siger Malene Rafn Permin, der er specialkonsulent i Ballerup Kommune og sidder i KITOS-sekretariatet.
Ifølge Jens Kjellerup var monopolbruddet og opgaven med at konkurrenceudsætte de store KMD-systemer en anledning til, at man satte gang i KITOS-projektet.
»I den forbindelse blev det meget vigtigt, at vi som kommuner fik styr på vores arkitektur. Og det kræver, at man har styr på, hvilke kontrakter man har, hvilke systemer man har, og hvilke snitflader systemerne har. Så lige pludselig var der et vist pres for at løse dette her kommunalt.«
Han påpeger dog, at man ikke ved at tilslutte sig KITOS kommer uden om den 'manuelle' opgave i at danne sig et overblik over kommunens it-systemer.
»Hvis du skal have et ordentligt udbytte, så er det vigtigt at få styr på, hvad du anvender i din organisation. KITOS kommer bare med et bagkatalog af mulige løsninger, så du er nødt til at få styr på, hvad din organisation anvender.«
