100% digital implementering virker - og er kommet for at blive

Der skal tænkes mere digitalt, samt udvises en stor tillid til at rigtigt mange medarbejder er fuldt ud klar til at tage den digitale læring og de digitale virkemidler til sig, skriver Johnny Vad, It-chef i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, Aalborg Kommune.
Brødtekst

Kontrakten med leverandøren er indgået, systemet er konfigureret og afprøvet, snitflader er på plads og virkede, alle risikoer afdækket og håndteret. Næste fase af implementeringen var uddannelsen af slutbrugerne. 

Selve uddannelsen var planlagt som traditionel IT-undervisning med fysisk fremmøde i mindre hold og leverandøren var booket i flere dage, så driften af IT-systemet kunne gå i gang.

Så sker det utænkelige! Alle 180 slutbrugere må ikke møde fysisk på deres arbejdsplads grundet Corona. Udsigten til at kunne etablere klasseundervisning lå ikke indenfor en overskuelig tidshorisont.

Det var situationen, vi stod i, da vi i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen i Aalborg Kommune skulle implementere nyt system til vores virksomhedskonsulenter på arbejdsmarkedsområdet. 

Et IT- system, som for alvor ville understøtte netop deres arbejdsfunktioner på en smart og effektiv måde, samtidig med at der kunne leveres et datagrundlag, som gav ledelsen en ny indsigt i både tilgangen til området samt de resultater, der blev opnået.

Hjemsendelse truede projektet

Alle IT- projekter løber som bekendt ind i udfordringer – og dette projekt var ingen undtagelse, men stod i implementeringsfasen, hvor konsekvensen nok må siges at være mest markant. 

Dog var alle de mest ‘normale’ udfordringer af både teknisk og organisatorisk karakter blevet løst inden for tidsrammen. Hjemsendelse af medarbejdere og forbud mod fysiske samlinger var en udfordring af en noget anden karakter. Den lette løsning – lad os erklære ‘force majeure’ – og ganske simpelt udsætte implementeringen.

Dette var dog lidt overraskende, ikke en mulighed, som styregruppen ønskede at benytte sig af. Dette var der flere grunde til – men ikke mindst det lidt ‘kedelige’ faktum, at hjemsendelsen af medarbejdere kunne fører til flere ledige, der igen ville sætte pres på den kerneydelse, som Job- og Ydelsesafdelingen leverer. 

Udsigten til dette gjorde, at ledelsen på i Job- og Ydelsesafdelingen vurderede at alle de digitale hjælpemidler, der var tilgængelige, skulle bruges, herunder også det nye system til den virksomhedsvendte indsats.

Muligheder for ren digital implementering 

Projektet fik derfor besked på at præsentere en række muligheder for ren digital implementering. Leverandøren var selv meget indstillet på at fortsætte digitalt, så i projektet var der stor opbakning til dette. 

Men, hvilken mulighed og redskab, der skulle vælges, var straks vanskeligere givet vores erfaringer med ren digital implementering og effekten af en sådan var noget ukendt farvand. Der skulle vurderes på chancerne for succes i forhold til de forskellige muligheder for digital læring. Hurtigt blev de mest oplagte fremgangsmåder identificeret og fremlagt som muligheder. 

Muligheder som udarbejdelsen af en ‘tyk’ manual til selvstudium, videoformidling af systemet, E-learning eller webinarer – eller et mix af det hele kom hurtigt på bordet. Understøttelsen af disse forskellige fremgangsmåder blev også afdækket, herunder også muligheden for f.eks. at nedsætte et ekstra ‘korps’ af medarbejdere til implementeringen blev overvejet.

Der var mange fremgangsmåder, men styregruppen valgte forholdsvis klart modellen med afholdelsen af webinarer efter at have fået præsenteret de forskellige muligheder – og de opgaver, hver model ville kræve, der blev løst.

Fordelen ved webinarer var her, at meget af det eksisterende materiale kunne genbruges samt muligheden for dialog både med deltagerne individuelt samt i grupper var til stede på trods af, at det foregik 100% digitalt.

Webinarer som løsning  

Projektet etablerede i et samarbejde med leverandøren indholdet af undervisningen – og gennemførte uden de store tekniske eller organisatoriske udfordringer en række webinarer. 

Webinarerne blev optaget – og undervisningen blev delt op i mindre videofilm, så det enkelte tema i undervisningen kunne genses efter behov. Det var også en moden medarbejdergruppe, som modtog undervisning, da alle arbejdede hjemme og var vant til at deltage i digitale møder i forvejen.

Hele seancen blev gennemført over ca. halvanden uge og IT-systemet løbende sat i produktion efter hvert hold havde deltaget i undervisning. 

Da leverandøren også skulle bruge mindre tid på undervisningen grundet større hold på webinarerne, så det blev også muligt at undervise ca. 200 brugere digitalt, som superbrugerne ellers selv skulle havde undervist.

Vi evaluerede implementeringen, herunder metoden, umiddelbart efter produktionsopstarten og set fra en brugervinkel, så var der udbredt tilfredshed med undervisning via webinar. 

En af de største gevinster der blev mest fremhævet var, at det var muligt at gense relevante dele af webinaret efterfølgende – så man dermed hurtigt kunne genopfriske emner som havde særligt relevans for ens egne opgaver.

Ingen øgede omkostninger 

Set fra et projektøkonomisk perspektiv, så gav denne forholdsvis store omlægning ingen øgede omkostninger. 

Leverandøren holdt sig indenfor den aftalte ramme og var meget fleksibel til at omstille sig til den valgte platform. Der var også en interesse i selv at investere i at understøtte denne fuldstændige digitale implementering, hvilket er fantastisk motiverende for det samlede projekt. 

Internt blev de samlede omkostninger reduceret, idet vi helt naturligt sparede på arbejdstid for slutbrugerne, transport, lokaler, forplejning m.v. Webinarer, eller store digitale møder, er noget vi har brugt i årevis til andre formål, så teknologien til dette havde vi i forvejen og krævede ikke yderligere investeringer.

Projektet, og nøglepersoner i dette, var i en periode forholdsvis hårdt belastet i forhold til både indholdsproduktionen og den digitale/tekniske klargøring. 

Dette skyldes i høj grad, at vi valgte at holde fast i den oprindelig tidsplan for udrulning af IT-systemet. Alle gik til opgaven med det mindset, at det var en spændende udfordring som skulle løses, og det er bestemt en af de bærende årsager til, at det lykkes så godt, som det gjorde.

Men som de fleste ved, så er en god implementering kun starten på et vellykket samlet projekt. Vi følger altid op på vores implementeringer, og var i dette projekt meget spændt på effekten efter, det blev ‘hverdag’ omkring systemet. 

Leverandøren var ligeledes spændt, idet vi altid måler/vurderer effektivitetsgraden på en løsning, efter den er implementeret og kørt i drift, så vi som kunde er sikre på, vi nu også har opnået den effekt for vores forretning, som vi er blevet stillet i udsigt.

Gode resultater 

Efter de første to måneders drift blev afklaringen fremlagt for styregruppen, og konklusionen var forholdsvis klar. Det var gået rigtigt, rigtigt godt. 

Den digitale implementeringsmodel har på ingen måde, hverken direkte eller indirekte, haft negative konsekvenser for udnyttelsesgraden af løsningen, hvilket vi jvf. kontrakten skulle fastlægge efter vi gik i produktion. 

For denne løsning blev den 100%, hvilket er ret godt i forhold til, at en effektvurdering er forholdsvis bred og i høj grad baseret på individuelle brugeroplevelser.

Af denne øvelse har vi lært, at digital implementering rummer mange muligheder – og store fordele både i forhold til både indlæringen og projektøkonomien. 

For det konkrete IT- system har vi nu opstillet en ambitiøs opfølgningsplan, der på en fortsat digital platform/baggrund skal sikre, at vi kontinuerligt også holder det niveau vi i dag har, herunder holder fast i konceptet overfor nye kollegaer på området. 

Vi er også i fuld gang med at flytte viden og erfaringer over i vores andre store projekter.

Vi er i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen involveret i en del projekter som enten helt eller delvis er blevet påvirket af Corona i forskellig grad. 

Nogle gange forståeligt, andre gange knap så meget. Vi har her et projekt, der bestemt er blevet påvirket, men har været i stand til at tilpasse sig vilkårene, og det har virket.

Lektien er derfor, at den digitale udvikling og implementering på ingen måde behøver at gå i stå. Vi har nu slutevalueret dette projekt, og set fra min stol som overordnet projektchef er jeg stolt af de resultater, projektet har opnået. 

Det er super godt gået og et bevis på, at det faktisk godt kan lade sig gøre at implementere ny IT- platforme til selv forholdsvis store brugergrupper rent digitalt.