Værdijagt i kommunerne er ikke en sæsonsport 

Hvis de fulde gevinster ved digitaliseringen skal høstes, må man ikke glemme at lave løbende undersøgelser af værdiskabelsen, skriver Kombits markedsdirektør Poul Ditlev Christiansen i dette synspunkt.
Brødtekst

“Det var så it-leverancen – nu skal vi “bare” implementere i bund!”  – lyder konstateringen halvironisk i mange af KOMBITs kommunale styregrupper. Konstateringen rummer både en forståelse og indsigt, men også en grad af ærefrygt, der giver anledning til refleksion – både hos kommunerne og i KOMBIT.

Digitalisering i kommunerne rummer altid en ambition om at opnå værdiskabelse for borgere eller virksomheder, men vejen hen til det fulde potentiale for digitaliseringen består af mange elementer, hvoraf selve anskaffelse af it-løsningen blot er en af dem.

Ofte skal man lige tilbage og genbesøge ambitionen, altså hvad er formålet med det hele. Og her er fokus typisk på at komme i luften med sit it-indkøb, og måske ikke så meget de øvrige kritiske forudsætninger for at lykkes med ibrugtagningen og den efterfølgende implementering – som ofte er et langstrakt forløb med forandringsledelse.

To kritiske forudsætninger

De fleste it-anskaffelser har to kritiske forudsætninger: De tekniske forudsætninger og de organisatoriske forudsætninger.

De tekniske forudsætninger bliver ofte betegnet som de “hårde” forudsætninger og er typisk kendetegnet ved it-integrationer til andre it-systemer, som man skal udveksle informationer med. Den type forudsætninger glemmes sjældent, fordi de er grundlæggende forudsætninger for, at man kan ibrugtage sin it-anskaffelse.

En variation af denne type forudsætning er afhængighed af data fra it-systemer i næste led. Det gælder for eksempel i de tilfælde, hvor man anskaffer en platform, der dels hviler på sin egen datainfrastruktur, dels er afhængig af andre it-systemer som skal levere data og dermed kommer til at udgøre en helt central del af systemets oplevelse for brugerne.

Den type forudsætninger har vi eksempelvis med et system som AULA. I AULA har kommunerne lokalt et stort ansvar for at sikre, at it-leverandørerne af de systemer, der skal levere data ind i AULA, gør det i den kvalitet, som forventes. Denne leverandørstyringsopgave er på ingen måde simpel, fordi leverandørerne ikke altid har et økonomisk incitament for at spille med.

Det er en opgave, som mange kommuner bokser med og en opgave, som opleves som det umuliges kunst – om end det skal gøres. Den triste nyhed er, at denne udfordring ikke er nær så svær som den næste – de organisatoriske forudsætninger! 

Organisatoriske forudsætninger er nøglen til værdiskabelse

De organisatoriske forudsætninger for, at man som kommune kan indfri sine ambitioner med digitaliseringen, er kendt af de fleste, men også meget svær at håndtere, fordi det handler om menneskelige adfærdsændringer og arbejdsgange. Det at få en organisation til at aflære eksisterende rutiner og adfærd er svært – det tror jeg, alle mennesker kender til.

Det er sjældent, at man ved it-anskaffelser har en 1:1 erstatning af den gamle it-løsning, og funktionaliteten i den nye løsning er typisk forskellig fra tidligere, som måske var 20-30 år gammel. Man vil som bruger også ofte opleve, at der er funktioner, som ikke længere eksisterer, fordi de nu “bor” et andet sted, eller måske ligefrem skal løses i et helt andet it-system.

Derfor er aflæring, og ikke mindst tillæring, kritiske forudsætninger for at komme i mål med det fulde potentiale af det indkøbte system - altså selve ambitionen for anskaffelsen.

De fleste er bekendt med, at kurser og uddannelse i et nyt it-system er nødvendige – herunder en hverdag med e-læring og videoer. Udfordringerne opstår for alvor, når en bestemt og ensartet anvendelse af it-løsningen skal meldes ud på tværs af mange tusinde brugere, for eksempel langt fra rådhuset ude i institutioner, skoler eller lignende.

Værdiskabelse er en flerårig indsats

Her er der behov for forandringsledelse, og det er helt centralt, at kommunernes direktioner udøver denne form for ledelse og har en bevidsthed og erkendelse af, at jagten på værdiskabelsen med digitalisering er en flerårig indsats. Det at arbejde med flerårige “værdi-regnskaber”, altså opgørelser over hvor langt man er kommet med sine digitaliseringsindsatser, og hvor tæt man er på målet, bør være enhver direktions interessefelt.

Hvis målet for AULA er et bedre skole-hjem-samarbejde og øget læring og trivsel for børnene, hvordan måler vi så det? Hvilke forudsætninger er der for, vi kan nå det mål? Jagten på værdierne i forbindelse med de investeringer man gør, bør så at sige være en helårssport i enhver kommune og et fokus i enhver direktion.

Vi ved, at digitalisering er kommet for at blive, og at mere og mere i fremtiden vil blive digitalt understøttet. Den demografiske udvikling tilsiger, at vi får flere og flere borgere, som vil efterspørge serviceløft i kommunerne, og det vil være krævende. Derfor skal der måles på værdiskabelse, og topledelserne skal interessere sig for det, og år efter år skal der efterspørges opfølgning. Kun på den måde får vi et vedvarende fokus i resten af organisationen og dermed mulighed for, at ambitionerne rent faktisk kan indfris.

Værdijagt er en helårssport for topledelser, og værdiregnskaber burde måske udarbejdes og revideres på lige fod med andre årsregnskaber.