Lone Andersen er digitaliseringskonsulent i Bornholm Regionskommune. Hun mener, at valget af at gennemføre et EU-udbud har givet kommunen nogle særlige fordele i forbindelse med anskaffelsen af øens nye ESDH-system.
Lone Andersen er digitaliseringskonsulent i Bornholm Regionskommune. Hun mener, at valget af at gennemføre et EU-udbud har givet kommunen nogle særlige fordele i forbindelse med anskaffelsen af øens nye ESDH-system.

Foto : Bornholms Regionskommune

Nyt ESDH-system på Bornholm fundet efter krævende EU-udbud: »Det har helt klart været det værd. Det er jeg slet ikke i tvivl om.«

Klippeøens regionskommune valgte at løfte udbudspligten ved hjælp af et EU-udbud. Det har været en tung og omfattende proces, men det har været den rigtige beslutning, mener digitaliseringskonsulent Lone Andersen. 

Ser man på et kort over hele den Europæiske Union vil de færrestes øjne nok med det samme spore sig ind på den lille danske klippeø Bornholm, der er placeret i Østersøen. 

Alligevel valgte Bornholms Regionskommune at trække den helt tunge udbudsmodel op ad skuffen, da man skulle finde erstatningen for sine nuværende to ESDH-systemer. 

»For Bornholms Regionskommune er et EU-udbud til køb af et it-system ikke noget, vi gennemfører særligt ofte. Det tror jeg gælder for mange kommuner på vores størrelse. Normalt løfter man udbudspligten på en anden måde. Et EU-udbud kræver nogle ting på kompetencesiden. Men det har helt klart været det værd. Det er jeg slet ikke i tvivl om,« siger Lone Andersen, der er digitaliseringskonsulent i Bornholms Regionskommune. 

Hun understreger, at man havde taget et langt tilløb med for-analyse og dermed var klar til at kaste sig ud i et fuldt ud skaleret projekt »med stort P.«

»Vi har valgt vores udbudsmetode ud fra vores behov. Det har ikke været sådan, at det har ligget i luften, at vi skulle bruge EU-udbud eller en SKI-aftale. Det har været vores behov, der har afgjort, hvilken strategi vi tog.«

Mange fordele

Solskinsøens kommune står på nuværende tidspunkt med den udfordring, at kommunens opererer med to forskellige ESDH-systemer. Begge har dog ingen fremtid i kommunen, lød vurderingen.

Svaneke Bornholm

Det er blandt andet borgerne her i Svaneke, der forhåbentlig får glæde af, at de to nuværende ESDH-systemer afløses af ét enkelt af slagsen næste år.

Illustration: Bigstock

 

Den nuværende KMD-Sag-løsning af den årsag, at den udfases, og den anden løsning ved navn FICS, der leveres af Dynateam, ville man på længere sigt komme til at være blandt de eneste kommunale aktører til at benytte. 

Det gjorde det til et oplagt tidspunkt for kommunen at trække stikket på det nuværende setup og i stedet satse på én samlet løsning for kommunen. 

»Der er ingen, der har stillet spørgsmålstegn ved, om det gav mening,« siger Lone Andersen. 

Det store spørgsmål var nu, hvorledes man i kommunen skulle løfte sin udbudspligt. Bornholms Regionskommune valgte at se bort fra muligheden for eksempelvis at benytte en SKI-aftale. I stedet faldt valget på EU-udbudsmodellen. Det skyldes blandt andet, at Bornholm er landets eneste såkaldte regionskommune.

Det betyder, at kommunen også skal løfte nogle opgaver, der almindeligvis ligger i regionalt regi. Det drejer sig blandt andet om udarbejdelsen af en regional udviklingsplan, den regionale turismeindsats, ansvaret for trafikselskaberne og arbejdet med at hindre jordforurening.

»I foranalysen tænkte vi også over, om vi havde nogle særlige behov, fordi vi er en regionskommune. Reelt set kom vi frem til, at det ikke skabte nogle særlige behov i forhold til, om man kunne købe et standardsystem. På den måde var vores behov ikke specielle, men vi har nogle ting, som vi som regionskommune også skal håndtere. Det er det er det meste af, hvad en region håndterer, hvis man tager sygehusvæsenet ud,« siger Lone Andersen.

Hun anerkender, at man ved at vælge at gennemføre et EU-udbud også pålagde kommunen et stort stykke arbejde, da modellen stiller store krav til udformning af udbudsmateriale og juridisk bistand. Men selvom det derfor kunne virke oplagt at benytte eksempelvis en SKI-aftale, mener digitaliseringskonsulenten, at der med den tunge proces følger nogle unikke fordele.

»Der er mange fordele ved et EU-udbud. Selvom det er et langt forløb. Det kræver meget, men man får også meget igen for at gøre det. I et ESDH-projekt er man nødt til at sikre sig, at man har hånd om behovene i deres helhed. En del af den forankring, som man skal have med i sin proces, skaber man i et forløb som et EU-udbud. Kravspecifikation er nemlig meget i fokus, og man er nødt til at inddrage meget. Det er med til at skabe den forankring og de ambassadører, man har behov for. Det skal man ikke glemme,« siger Lone Andersen. 

Lad behovene råde

I udbudsprocessen prækvalificerede Bornholms Regionskommune fem virksomheder og fortsatte dialogen med fire af dem. Herefter valgte man to leverandører at byde på opgaven, hvorefter kommunen valgte Formpipe som leverandør af øens kommende ESDH-system. 

På nuværende tidspunkt befinder man sig i den såkaldte afklaringsfase, hvor kommunen i tæt samspil med den valgte leverandør skal tilrettelægge den konkrete implementering. 

Her har man draget nytte af EU-udbudsprocessens muligheder, siger Lone Andersen og giver et godt råd til sine kolleger i landets andre kommuner. 

»Det er vigtigt at gøre sig klart, hvilke behov man har. I vores tilfælde var vi ikke i tvivl om, at vi havde behov for at forpligte leverandøren på andet end bare kravene i kravspecifikationen. Med et EU-udbud fik vi mulighed for også at forpligte dem i forhold til deltagelse i hele processen og implementeringsforløbet. Det udløste vores valg af at gennemføre et EU-udbud, hvor man som udbyder kan forpligte leverandøren på en anden måde,« siger hun. 

Netop det implementeringsforløb strækker sig over det kommende års tid. Bornholms Regionskommune forventer at være klare til at overgå til det nye ESDH-system i foråret 2022.

Bornholm

Lone Andersen fortæller, at det ikke er almindeligt, at Bornholm som regionskommune går i EU-udbud, når det drejer sig om anskaffelsen af it-systemer. Men i denne omgang mener hun, at det gav mening.

Illustration: Bigstock
Prøv DigiTech

Få 3 ugers gratis og uforpligtende prøveabonnement

Klik her

Nævnte firmaer