Kommunaldirektør: »Udgangspunktet skal være at realisere gevinster«

Hvad er opskriften på succesfuld digitalisering i kommunerne? Fokus på gevinstrealisering, et tæt samarbejde mellem sagsbehandlere og udviklere og en tydelig topledelse, der ikke går i vejen, lyder svaret i dette synspunkt.
Brødtekst

I DigiTechs Q&A-format forsøger vi at få svar på nogle af de mest centrale spørgsmål i forbindelse med digitaliseringen af Danmark. I denne uge med kommunaldirektør Eik Møller fra Ballerup Kommune.

Hvilket projekt eller område har Ballerup Kommune haft mest succes med i forhold til den digitale transformation?

Vi har lavet en lang række konkrete digitaliseringsprojekter og automatiseringsprojekter, som er lykkedes ganske godt. Og så har vi nogle store og ganske omfattende projekter, der lige så meget handler om adfærd og kultur, som tager længere tid, og hvor der er flere snubletråde.

Jeg vil fremhæve nogle af vores automatiseringsprocesser i borgerservice omkring pas og kørekort, hvor medarbejderne i borgerservice har udarbejdet detaljerede arbejdsgangsbeskrivelser, som medarbejderne i vores digitale taskforce så har kodet til arbejdsprocesser. De arbejdsprocesser kører i dag stort set fuldautomatisk, når borgerens oplysninger er indlæst, til der ligger et nyt pas klar i vores værdiboks til afhentning.

Det er gået så godt, som det er, fordi det er lykkedes os at kombinere den faglige viden, som medarbejderne i borgerservice besidder, med taskforcens teknologiske og digitale kompetencer. Det har givet en række gevinster for både borgere og medarbejdere, som skaber værdi hele vejen rundt.

Vi er ligeledes lykkedes med en stort set fuldautomatisk arbejdsgang omkring P-licenser for virksomheder, hvor der igen var fokus på vores gevinstrealiseringsmetode. Det har skabt værdi for virksomheder (intet gebyr for en ansøgning om P-licens), mindre personaleforbrug og færre fejl.

Kodeordet er hver gang at koble de faglige medarbejderes viden om opgaven og arbejdsgange med taskforcens kompetencer på kodning og det at udvikle prototyper. Teste dem, rette til og sætte i værk.

Hvilke forudsætninger skal være til stede for at lykkes med digitaliseringsprojekter i kommunerne?

Man skal sikre en tæt kobling mellem kerneforretningen og centrale digitale kompetencer. Udgangspunktet skal hele tiden være at realisere gevinster. Og man skal beskrive, hvad man forstår ved gevinster. Heri også mulige risici.

Og så skal det være drevet af topledelsen med en erkendelse af, at selvom mange ledere ikke er digitalt indfødte, skal de alligevel lære at lede digital transformation. Uden at gå i vejen.

Hvilke faldgruber skal man som kommune undgå, når det gælder digitalisering?

Mange er alene optagede af de mulige økonomiske effektiviseringsgevinster – og tror, de kan realiseres på meget kort tid. Men det kræver ofte investeringer og vedholdenhed, før tingene lykkes. Og der er bøffer og smuttere på vejen.

Derfor skal man sikre sig, at ledelserne er afklarede med deres rolle. Direktionen skal vise viljen til at investere i gevinsterne, uden selv nødvendigvis at vide ret meget om, hvordan tingene helt konkret kan løses.

Hos os nedsatte vi en taskforce bemandet både med kodekompetencer og kompetencer indenfor organisationsudvikling. Det har hjulpet vores proces. Nu er vi ved at overveje, hvad fase 2 skal være. Heri indgår formuleringen af en digital kernefortælling.

Hvordan sikrer man som kommune et tættere samarbejde mellem it/digitalisering og fagområderne?

Topledelsen sætter sig for bordenden. Og holder fast i formålet: At skabe værdi for borgere og virksomheder og gøre opgaveløsningen bedre internt. Dertil kommer noget risikovillig kapital i en periode (nogle år). Endelig skal man gøre det til en fælles strategisk opgave for cheferne, som jo har det daglige driftsansvar.