Find guldkorn til arbejdet med it-projekter i Ombudsmandens udtalelser

I Ombudsmandens udtalelser er der vigtig læring for tilrettelæggelse af store som små offentlige it- projekter, skriver advokat Flemming Heilberg i dette synspunkt.
Brødtekst

Kompleksiteten i offentlig digitalisering er et tilbagevendende emne for myndigheder, leverandører og rådgivere.

Én af de mange årsager til kompleksiteten er forvaltningsretten, som blandt andet har til formål at sikre borgerne mod fejlagtig sagsbehandling.

Men både kompleksitet og risici i forbindelse med it-projekter kan formindskes betydeligt, hvis man forbereder sig grundigt. Det viser Ombudsmandens behandling af sagen om Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD).

Ombudsmandens sagsbehandling peger nemlig på en række lavpraktiske forslag til organisering, produkter og opgaver, som kan sikre lovmedholdelighed ved offentlig digitalisering – og som i sidste ende kan forhindre, at borgere bliver udsat for fejl, der har rod i it-systemer.

Sagen om KSD

Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD) er en løsning, som er udviklet af KMD for kommunernes IT-indkøbsfællesskab, Kombit. Løsningen skal brug af alle 98 kommuner.

KSD automatiserer del af kommunernes administration af sygedagpengereglerne og blev udrullet i kommunerne i juni 2020.

I løbet af efteråret 2020 blev der offentliggjort artikler, som omtalte betydelige problemer med KSD – herunder fejlberegninger, fejlagtige udbetalinger og fejlagtig afslag på ydelser.

I den forbindelse gik Ombudsmanden ind i sagen ved at skrive til tre kommuner og bede om deres redegørelse for:

  • Karakteren af eventuelle fejl.
  • Hvilke afgørelser træffes automatisk af systemet og hvordan det sikres, at automatiske afgørelser er korrekte.
  • Hvilke afgørelser, der ikke træffes automatisk, og hvordan kommunerne løser disse opgaver.
  • Kommunernes kommentarer til de offentliggjorte artikler.
  • Hvordan der under KSD’s udvikling var blevet arbejdet med at sikre, at systemet virkede juridisk korrekt.
  • Hvordan og hvornår konstaterede fejl af betydning for borgere og virksomheder blev rettet.

På baggrund af svar fra kommunerne tilkendegav Ombudsmanden den 2. marts 2021, at han ikke på det foreliggende grundlag vil indlede en generel undersøgelse af KSD.

Det betyder selvfølgelig ikke, at Ombudsmanden ikke på et senere tidspunkt kan træffe en anden beslutning. Det betyder heller ikke, at eventuelle konkrete sager, der vedrører KSD, ikke kan førte til kritik fra Ombudsmanden.

Tilfredsstillende på trods af fejl

Imidlertid kan man med rimelighed lægge til grund, at kommunernes svar til Ombudsmanden viser, hvad der skal til for at forberede et digitaliseringsprojekt, så det kan sandsynliggøres, at selve projektet er gennemført korrekt.

Det fremgår af kommunernes svar på Ombudsmandens spørgsmål, at samarbejdet mellem de enkelte kommuner, Kombit og KMD indebar, at KSD-projektet blandt andet opfyldte følgende:

  • Der var ikke konstateret generelle systemfejl.
  • Sygedagpengereglerne og den generelle forvaltningsret har været indtænkt i projektet fra start.
  • Det har været en del af projektet at vurdere, hvilke sygedagpengeregler der kan automatiseres, og hvilke der skal vurderes konkret.
  • Kombit kunne dokumentere et struktureret arbejde med it-løsningers forvaltningsretlige lovmedholdelighed bl.a. ved hjælp af tjeklister og endvidere dokumentere, hvordan KSD opfylder kravene til autencitet, søgemuligheder, sletning/bevaring, aktindsigt, forbud mod skøn under regel med videre.
  • Et grundigt testforløb.
  • Fokus på fejlretning i mange tilfælde med workarounds i mellemtiden.
  • Fejl, som bringer løsningens lovmedholdelighed i risiko, prioriteres højst.
  • På grundlag af oplysningerne fra kommunerne vurderede Ombudsmanden, at KSD generelt – på trods af konkrete fejl – fungerede tilfredsstillende og uden systematiske fejl.

Ombudsmanden noterede sig også, at der var etableret et system til kontrol og fejlretning, som for de flestes fejl vedkommende betød, at de ville være rettet i løbet af april 2021.

Herefter besluttede Ombudsmanden, at der ikke var udsigt til, at en undersøgelse fra hans side ville føre til en hurtigere udbedring af de konstaterede konkrete fejl og mangler.

En rettesnor for andre it-projekter

Ombudsmanden spørgsmål til og vurdering af svar fra kommunerne giver værdifulde bidrag til tilrettelæggelse af projekter om digitalisering af arbejdsgange hos offentlige myndigheder.

Helt grundlæggende er det en offentlig myndigheds kerneopgave at producere korrekte afgørelser i forhold til borgere og virksomheder. Denne kerneopgave er teknologineutral, og det er efter min opfattelse sådan Ombudsmandens spørgsmål skal forstås.

Ombudsmanden er ikke bange for digitalisering, men er i særlig grad bekymret for, om digitalisering af arbejdsgange skaber risici for masseproducerede fejl eller større risici for fejl end allerede etablerede arbejdsgange.

I forhold til den praktiske tilrettelæggelse af et offentligt digitaliseringsprojekt betyder Ombudsmandens fokuspunkter, at man med fordel kan sørge for at implementere en række tiltag i flere forskellige faser af projektet.

Det gælder blandt andet:

Myndighedens organisation.

  • Udpeg en ansvarlig for, at projektet gennemføres korrekt både i forhold til særlovgivning og den generelle forvaltningsret.

Produkter i afklaringsfasen

  • Udarbejd et notat om arbejdsgange, der er omfattet af projektet og projektets konsekvenser for arbejdsgangene automatisering, understøttet beslutningstagning, uændret mv.
  • Lav tjeklister for projektets forhold til særlovgivning og generel forvaltningsret.
  • Find ud af, hvordan lovmedholdelighed skal testes?
  • Få styr på plan B: Hvad sker der med myndighedens sagsbehandling over for borgere og virksomheder, hvis den planlagte digitalisering ikke kan gennemføres korrekt eller til tiden?

Anskaffelsesfasen

  • Konklusionerne fra de ovenfor nævnte produkter fra afklaringsfasen skal overføres til kravspecifikation og/eller kontrakt.

Implementeringsfasen

  • Test for at sikre lovmedholdelighed.
  • Prioriter fejl, der vedrører lovmedholdelighed.

Driftsfasen

  • Sørg for fortsat sikring af korrekt sagsbehandling i forhold til særlovgivning og generel forvaltningsret. Det gælder både i forhold til lovændringer og i forhold til vedligehold og udvikling af løsningen.

Disse elementer bør som udgangspunkt indgå i alle offentlige digitaliseringsprojekter uanset størrelse.

Der vil selvfølgelig være en væsentlig forskel i kompleksitet og skalering alt efter om der er tale om et stort projekt som KSD eller et lille ukompliceret projekt uden juridiske konsekvenser – i det sidste tilfælde kan spørgsmålene så blot besvares hurtigere.