Det koster, når digitaliseringen bliver forsinket

Mange af os oplever på det personlige og professionelle plan, at ting bliver forsinket, udskudt eller sat på hold i denne tid. Men alt for mange digitale automatiseringsprojekter udskydes, uden at der er taget stilling til konsekvenserne, skriver Tim Daniel Hansen, Managing Parter i Droids Agency, i dette indlæg.
Brødtekst

Hvis du beskæftiger dig md it, automatisering eller digitalisering har du garanteret også oplevet projekter, som er blevet forsinket, udskudt eller sat på hold.

Nogle steder synes forsinkelsen og fordyrelsen af de digitale projekter næsten at være en slags modus operandi. Vi har projektmodeller og rapporteringsteknikker, som viser, om vi er i grøn, gul eller rød, og hvor meget vi bliver forsinkede.

Statens IT-råd udgiver rapporter som viser, hvor mange af de store offentlige it-projekter, der er forsinkede og fordyrede (og det er omkring halvdelen i øjeblikket). For eksempel kan man i den nyeste rapport se, at Domsdatabasen er 30 måneder forsinket og bliver 26 millioner kroner dyrere end forventet (+131 %).

Jeg ved ikke, om det er komisk, tragisk eller begge dele, men IT-rådets rapport omkring forsinkelserne blev også selv forsinket flere uger, angiveligt på grund af Coronakrisen. 

Besynderligt nok er vores menneskelige psykologi indrettet således, at desto mere vi taler om forsinkelser og budgetoverskridelser, desto mindre betyder de i praksis. Vi relativiserer problemerne. Hvis forsinkelsen eller budgetoverskridelsen er stor nok, er der endda mulighed for at komme på forsiden af ComputerWorld eller Version2. Og dårlig omtale er som bekendt bedre end ingen omtale.

Forstå det, der haster

En af de refleksioner der fylder meget hos mig for tiden, omhandler evnen til at forstå forsinkelser i automatiserings- og digitaliseringsprojekter. Det er måske ikke så underligt, at netop dette emne optager mig, eftersom alt omkring os i en eller anden forstand er forsinket, sat på hold eller udskudt til bedre tider.

Mit synspunkt er, at vi generelt mangler en evne til at forstå og italesætte omkostningen ved selve forsinkelsen. Hermed mener jeg ikke de budgetmæssige konsekvenser af at holde liv i projektet i længere tid, omkostninger til ekstraudvikling osv. Jeg tænker derimod på konsekvensen af, at vi ikke når målstregen til tiden. For mig er det en naturlig og nødvendig del af det samlede regnestykke. Derfor har jeg beskæftiget mig en del med begrebet Cost of Delay, som blandt andet anvendes i LEAN-miljøet i forbindelse med produktionsprocesser.   

Cost of Delay sætter begreb på det at skubbe forandringer i tid og kan både udtrykke, hvilken værdi noget har (value) og hvor meget det haster (urgency). Det handler både om at forstå værdien ved at gennemføre en forandring hurtigere end planlagt, men også om at forklare de negative konsekvenser, hvis forandringen tager længere tid end forventet, sættes på standby eller helt droppes.

For mig er det helt afgørende at kunne regne med begge dele af ligningen, når man vurderer business casen i et digitaliseringsprojekt. Vi skal simpelthen vide, hvad det koster, når vi forlænger eller udskyder et digitaliseringsprojekt med en dag, en uge, en måned eller et år. Det ved de færreste projektledere eller Product Owners i dag.

Udfordret forestillingsevne

En krise, som den vi står i lige nu, skærper vores forståelse for Cost of Delay-problematikken. Vi forstår faktisk godt, at der er noget der haster.

Hvis vi bruger udbredelsen af vacciner i befolkningen som eksempel, er det tydeligt, at vi kan forholde os på et meget konkret og reflekterende niveau til en forsinkelse. Når SSI d. 11. februar 2021 annoncerer, at Moderna kun leverer halvdelen af de 48.000 vacciner de skulle levere i uge 7 og samtidig må skubbe leverancen en uge, så er det ret tydeligt for os, hvad det betyder.

Vores forestillingsevne mobiliseres lynhurtigt og vi forstår, at det svarer til, at alle indbyggere, fra spæd til olding, i en mellemstor provinsby, som for eksempel Frederikshavn, ikke kan blive vaccineret til tiden. Her kobles forsinkelsen med noget, der er så konkret som at få en kanyle stukket i armen -”A jab” – som Boris Johnson kalder det.

Vi kan se det for os, og vi kan forestille os, hvilke konsekvenser det har, hvis vi skal vente nogle ekstra måneder på at få stikket, som åbner dørene til det forjættede land af oplevelser, rejser og forlystelser, som vi alle sukker efter. Cost of Delay er her ganske håndgribeligt for os på det personlige og interpersonelle plan.

Paradoksalt nok har vi slet ikke den samme forestillingsevne og intuitive fornemmelse for Cost of Delay, når det gælder digitaliserings- og automatiseringsprojekter.

Prisen for forsinkede forbedringer

Min generelle oplevelse er, at mange virksomheder er blevet ramt af både produktivitetstab og innovationstab under det seneste år. Jeg har godt nok læst nogle rapporter om stigende produktivitet under Coronakrisen, og hvis antallet af Teamsmøder er lig produktivitet, så er der vist ingen tvivl om, at vi alle er blevet mere produktive og effektive.

På den helt korte bane vil jeg også godt medgive, at det kan give et effektivitetsboost, når man endelig får ro til at komme til bunds i bunkerne. Problemet er bare, som de selvsamme rapporter viser, at innovationen og muligheden for at starte nye initiativer op forringes markant under krisen.

Det er også præcis det jeg oplever hos mange af vores kunder i Droids Agency, hvor vi lever af at automatisere forretningsprocesser. Jeg kan ikke længere tælle på to hænder, hvor mange af vores projekter, som er ramt af forsinkelser eller udskydelser, som kan tilskrives Coronakrisen.

Det kommer forhåbentlig ikke bag på nogen, at vi i reglen automatiserer for at effektivisere. Det betyder altså, at regningen, forstået som Cost of Delay, stille og roligt vokser, når samfundet går i dvale. Og det effektivitets- og produktivitetstab som akkumuleres nu, kan ikke indhentes på den anden side. Man kan altså ikke trykke på snooze-knappen og høste de samme gevinster, når man vågner op igen. Sådan er logikken desværre ikke i Cost of Delay. 

I Droids Agency har vi kunder, som allerede nu udskyder automatiseringsprojekter til 2022 og mange af vores kunder spørger os, om det overhovedet er muligt at gennemføre automatiseringsprojekter i en coronatid. Mit svar er helt klart "ja" - det er både muligt og nødvendigt. Min anbefaling er, at næste gang du overvejer at udskyde en digitaliserings- eller automatiseringsindsats, så spørg først dig selv, hvad et års udeblevet effektivisering og produktivitetsforbedring koster.

Sæt gang i projekterne

Jeg tror, der bliver en masse vi skal indhente i årene, der kommer, og automatisering bliver helt sikkert et af de virkemidler, som skal hjælpe os op på hesten igen.

Teknologien kan sikre, at vi også fremadrettet er konkurrencedygtige i det private og kan drive en effektiv offentlig forvaltning. Derfor handler det om at komme i gang med de rette tiltag nu – corona eller ej. Jo før vi kommer i gang med at sætte strøm til processerne, jo nemmere bliver det at komme sig over krisen.

Og det kan sagtens lade sig gøre at automatisere og høste gevinsterne, selv når landet er lukket ned.

Vores erfaringer viser, at de mest progressive kunder er parate til at gennemføre de automatiseringer og innovationsprocesser, der skal til for at forblive i førersædet. Vi har sågar kunder, som vi ikke engang har mødt fysisk, hvor vi har gennemført end-to-end automatiseringsprojekter med brug af robotics og kunstig intelligens. Så vores erfaring er, at det sagtens lade sig gøre at automatisere og effektivisere i en coronatid. I nogle tilfælde er nye online platforme endda med til at gøre os endnu mere effektive i arbejdet med at kortlægge, dokumentere og implementere digitale processer.

Det vigtigste er imidlertid, at kunderne er blevet trygge ved teknologien. De fleste har på rekordtid taget et tigerspring og omfavnet online-teknologien med de muligheder den giver os for at samskabe og automatisere på distancen.